Dès lors que l’association loi 1901 tient une comptabilité un tant soit peu sérieuse, se pose la question du classement et de l’archivage des pièces comptables -je veux dire par là : l’ensemble des documents justificatifs des écritures passées en comptabilité-, qu’il s’agisse des factures, des relevés bancaires et de tous les justificatifs des versements faits aux tiers et des sommes reçues par l’association.

Encore une fois, je me situe dans le cas de la « petite » association de proximité, celle dont la comptabilité ne comporte pas plus de quelques centaines d’écritures. Ce qui suit constitue « ma méthode personnelle » ; je l’ai expérimentée sur plusieurs associations mais je ne prétend pas qu’elle est parfaite (vos commentaires seront donc les bienvenus).

Le classement dans l’optique des saisies comptables

Que la comptabilité soit tenue de manière manuscrite ou informatisée, quelle soit faite « au fil de l’eau » ou bien sur quelques séances « intenses », il est utile de faire un premier classement des pièces comptables, selon leur nature et la manière dont elles vont être inscrites en comptabilité.

Personnellement, je collecte les « pièces » tout au long de l’année dans 3 classeurs à élastiques (chemises à rabats), en y rangeant les documents au fur et à mesure que je les reçois :

• - une chemise « banque« , avec les relevés de compte, de carte bancaire, les bordereaux de remises au guichet et les divers appels de frais bancaires, le cas échéant, les documents relatifs au compte d’épargne. Lorsqu’ils sont nombreux, il vaux mieux isoler les bordereaux de remise chèques et espèces, afin de les pointer plus facilement. En fin d’exercice, on joindra dans cette chemise les talons des chéquiers utilisées.
• - une chemise « factures fournisseurs« , avec toutes les factures en provenance des tiers, magasins, prestataires, etc ;
• - une chemise « usagers, adhérents & dirigeants« , comportant les justificatifs des remboursements de frais, les courriers de renonciation au remboursement, le cas échéant, les relevés des adhésions, les factures des activités lucratives :

La numérotation des pièces comptables

Chez les comptables, il est de bon ton de numéroter les pièces pour retrouver plus facilement la correspondance avec les écritures comptables. Les logiciels de comptabilité prévoient souvent de renseigner un « numéro de pièces » qui sera affecté à l’écriture.

Au moment de commencer les saisies comptables, on reprend chaque chemise et on classe les pièces par ordre chronologique croissant. Ensuite on prend chaque pièce et on lui attribue un identifiant unique « bricolé » à partir d’une petite codification propre à l’association (voir un exemple plus bas), que l’on reporte à la main, de manière bien visible, sur le document.

Voici un exemple de codification :

Toutes les pièces de la chemise « Banque » seront codifiée BQ avec les initiales de la banque ou un numéro s’il l’association dispose de plusieurs domiciliations. Pour indiquer le type de document, on utilisera également un code sur 3 lettres, REM pour les remises, avec éventuellement CQ ou ESP pour préciser, REL pour les relevés bancaires, EPA pour le compte d’épargne. On terminera par une indication chronologique, année, mois par exemple, puis un numéro unique.

Cela donnera : BQ1REMESP/2010-11/01, qu’on lira de cette manière : Première remise d’espèces du mois de novembre 2010, sur le compte en banque 01.

Mais si l’association gère un petit nombre de pièces, on peut se contenter de faire beaucoup plus simple.

L’archivage des documents

Une fois les saisies effectuées dans le logiciel et chaque pièce ayant généré une écriture comptable, on peut archiver les pièces comptables de l’exercice, en joignant les différentes éditions des documents de synthèse (compte de résultat, bilan, rapport financier, approbation des comptes de l’exercice).

Pour ma part, je transfère le contenu de chaque classeur dans une chemise un peu cartonnée, sur laquelle j’inscris l’année de l’exercice et le type de pièces (banque, factures, etc). Je range le tout dans un beau dossier ou une boite d’archivage, selon l’épaisseur de la pile et …. je passe à autre chose.

Combien de temps faut-il conserver les pièces justificatives ?

C’est la grande question et si quelqu’un peu me donner une réponse définitive, je suis preneur.

• soit par la loi ;
• soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

En principe, les comptabilités et leurs pièces justificatives doivent être conservées pendant des durées qui varient selon la nature du document.

Sauf à être inscrite au RCS, -et sous réserve de statut particulier-, l’association n’a pas la qualité de commerçant et elle est régie par le droit civil.

Une récente réforme a modifié les délais de prescription des actions civiles pour le ramener à 5 années ; on peut raisonnablement se calquer sur cette durée pour prescrire le délai de conservation des archives comptables de l’association, sauf peut-être le cas où l’association se comporte en commerçant ou prestataire de services ; on se calera ici plutôt sur le délai commercial (10 ans).