Subventions : comment construire le partenariat avec les pouvoirs publics ?
Les administrations en charge de la distribution des aides publique suivent un code prudentiel rigoureux lorsqu’elles examinent une demande de subventions. Parce que l’argent public se fait rare et que l’on peut difficilement se permettre de la gaspiller auprès de structures trop fragiles ou notoirement mal gérées, l’instruction des dossiers pose quelques exigences fondamentales. Pour cette raison, la fiabilité du partenaire et la transparence de son fonctionnement financier sont essentielles.
J’étais en formation avec des fonctionnaires d’une administration centrale et nous n’avons pas complètement finalisé notre petite check-list des critères d’excellence auquel les dispensateurs de subventions doivent prêter une attention particulière.
Voilà ce que j’ai l’habitude de donner en synthèse des exigences à poser pour la construction de ce partenariat entre l’Etat et les associations :
- L’administration est informée du fonctionnement institutionnel
- L’association rend comptes des actions subventionnées
- L’association pratique orthodoxie et transparence financières.
L’administration est informée du fonctionnement institutionnel
- Les documents fondamentaux (statuts et RI) et la liste des dirigeants sont tenus à jour ; l’administration est informée sans délai de toutes les modifications
- L’association est correctement déclarée auprès de la préfecture du siège et fait procéder à son inscription au SIRENE
- Les décisions d’assemblée générale font l’objet d’un procès-verbal écrit, certifié conforme, qui est communiqué sans délai à l’administration
- Les dirigeants s’engagent à conserver au projet associatif un caractère apolitique et laïque.
L’association rend compte des objectifs subventionnés
- L’exécution de l’action subventionnée et la réalisation du budget font l’objet d’un rapport documenté et honnête, faisant ressortir la réalité de l’action subventionnée, avec ses points forts et faibles.
- Les indicateurs de suivi et d’évaluation des actions figurent dans un document écrit. Ils ont été choisis d’un commun accord avec l’association et sont sont construits sur des mesures statistiques objectives et facilement vérifiables. L’association ménage à l’administration tout moyen de vérification et de contrôle de la réalité des indicateurs.
- Le compte-rendu financier conforme à l’arrêté du 24 mai 2005 ainsi que son annexe (fiche 6-2 du dossier COSA, Annexe II au compte-rendu financier – bilan qualitatif de l’action) sont communiqués dans les 6 mois suivant la fin de l’action ou au plus tard, lors du dépôt de la demande de renouvellement de la subvention.
- Les pièces justificatives des actions réalisées et des dépenses engagées sont conservées par l’association qui les communique à première demande à l’administration.
- Dans les budgets prévisionnels à l’appui de ses demandes de subventions, l’association s’engage à reprendre la fraction non-consommée des subventions reçues antérieurement.
Orthodoxie financière
- Les comptes de l’association sont établis sur une base annuelle, conformément aux prescriptions du règlement comptable n° 99-01 adopté le 16 février 1999, notamment en ce qui concerne la détermination et l’affectation du résultat, la valorisation du bénévolat.
- La partie non consommée des subventions est affectée au passif en fonds dédiés, sous le contrôle de l’assemblée générale. Elle est reprise dans le budget prévisionnel des nouvelles actions.
- Les dirigeants prennent tous les moyens de gestion financière pour garantir en toutes circonstances la solvabilité et la liquidité de l’association. Les risques financiers sont identifiés ainsi que les risques opérationnels, qui sont correctement assurés. L’association est à jour de ses obligations fiscales
- Les placements financiers sont de qualité ; ils restent disponibles et visent exclusivement une valorisation de la trésorerie.
Transparence financière
- L’association établit à l’appui de ses comptes un rapport à propos de sa situation financière. Ce rapport décrit précisément le modèle économique de l’association, notamment les activités lucratives, l’appel à la générosité du public, les partenariats publics et privés. L’association procède également à l’inventaire des risques opérationnels. Elle communique ces documents aux autorités compétentes et aux dispensateurs de subventions dans les meilleurs délais.
- Si l’association rémunère ses dirigeants, elle justifie cette dérogation au principe du bénévolat et assume ses conséquences fiscales. Elle établit par ailleurs l’annexe aux comptes prescrites par l’arrêté 43 -1789 du
- Lorsque l’association dispose d’un commissaire aux comptes, à titre obligatoire ouf facultatif, elle communique à l’administration le rapport du commissaire.
- Lorsque l’association fait appel à la générosité du public, elle établit et communique conformément à la réglementation un compte d’emploi des ressources
Un programme pour les associations partenaires des pouvoirs publics
Transparence du fonctionnement institutionnel et financier, bonne gestion, prudence et orthodoxie financière : c’est sur cette base que pourra être évaluée l’opportunité d’accompagner d’une subvention publique les projets de telle ou telle association.
Ces quelques points qui constituent le socle minimal du partenariat pourraient faire l’objet d’un engagement de la part de l’association. En contrepartie de cet engagement, l’administration prendrait à son tour certaines obligations, par exemple, contractualiser l’accompagnement financier des pouvoirs publics, le planifier sur plusieurs années, mettre en oeuvre les garanties de financement et l’avance prévues par la réglementation.
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