Les missions du Secrétaire (1) : Préparation et tenue des AG

Les assemblées générales des associations régies par la loi de 1901 requièrent un certain formalisme auquel le Secrétaire accordera le plus grand soin :

– Mise en forme de l’ordre du jour fixé par les organes dirigeants ;

– Communication aux adhérents avec la convocation et les pouvoirs, selon les modalités prévues dans les statuts ;

– Tenue des listes des participants pour l’émargement (la signature de la feuille de présence), avec recueil des pouvoirs et des votes par correspondance (en vue des vérifications de quorum);

– Suivi du vote des résolutions prévues à l’ordre du jour, avec mise en place de scrutateurs. En effet, dans les assemblées nombreuses, on prévoira en début de séance 2 personnes qui effectueront le comptage des votes de manière contradictoire. En cas de différence, le comptage des votes se poursuivra jusqu’à l’obtention de résultats identiques. Pour chaque résolution votée, on veillera à compter successivement les suffrages pour les trois alternatives : votes Pour, Abstentions, votes Contre ;

– Enfin, les résultats des votes seront reportés sur le procès-Verbal de l’AG, reprenant l’ordre du jour, et signés en fin de séance par le Président et le Secrétaire ;

– L’établissement du compte-rendu des échanges entre les participants devra faire l’objet d’un procès verbal. Les rapports présentés seront annexés au procès-verbal, qui sera largement diffusé.

Publié le : 4 juin 2007