5 précautions pour les dirigeants bénévoles nouvellement élus

Le changement de bureau ou le renouvellement de l’équipe dirigeante d’une association 1901 sont l’occasion d’une passation de pouvoirs entre les « anciens » et les « nouveaux ». Les nouveaux dirigeants devront s’assurer qu’ils sont bien en mesure d’exercer leurs pouvoirs… après avoir vérifié dans les statuts quels sont ces pouvoirs.

Il arrive que la transition soit conflictuelle, l’ancienne équipe faisant plus ou moins ouvertement obstruction à la prise de fonction de la nouvelle. Cette situation exigera quelques précautions supplémentaires.

Consulter les statuts (et le règlement intérieur)

Quels que soient les pouvoirs des dirigeants (voir plus bas), ils doivent les exercer dans le cadre de l’objet associatif; J’ai déjà insisté sur le fait que la plupart des dirigeants dont la responsabilité personnelle était mise en cause avaient fait l’erreur de « sortir » de l’objet associatif en développant des activités qui n’étaient pas prévues par les statuts. Les dirigeants nouvellement élus doivent se souvenir qu’ils sont les gardiens de l’objet associatif, tel qu’il est défini dans les statuts.

Seconde précautions à propos des statuts : vérifier qu’ils ne contiennent pas de limitation aux pouvoirs des dirigeants. Il arrive que certaines associations limitent les pouvoirs de leurs dirigeants : les embauches qui doivent se faire sous le contrôle du CA, certaines dépenses contresignés par le Président et le Trésorier, etc

Ces limitations peuvent figurer dans les statuts ou dans le règlement intérieur quand il existe. Encore une fois, tout acte pris en dehors du cadre légal (ici les dispositions statutaires restreignant les pouvoirs des dirigeants) engage la responsabilité personnelle de celui qui le commet.

Récupérer l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’association

Souvent les documents fondamentaux de l’association sont conservés par les dirigeants à leur domicile. Il s’agit du registre des adhérents, du registre spécial prévu par la loi de 1901, de la comptabilité associative avec les relevés bancaires et les pièces justificatives. Il arrive quelques fois que les dirigeants relevés de leurs fonctions soient peu diligents dans la restitution de ces documents.

C’est ainsi que les archives se dispersent, au fil des changements de bureau, et que l’association se retrouve dépourvue de tout historique. Cette situation peut s’avérer très gênante en cas de contrôle.

Nous avons proposé un petit modèle de courrier pour mettre en demeure les anciens dirigeants de restituer les documents en leur possession. Lorsque les archives transmises sont vraiment lacunaires, les nouveaux dirigeants établiront une liste des documents communiqués qui sera contresignée par les sortants. Cette même précaution peut être prise par les anciens dirigeants qui souhaiteraient dégager leur responsabilité, après avoir restitué les archives de l’association.

Effectuer les formalités en préfecture

Nous avons détaillé ici quelles étaient les formalités à accomplir auprès de la préfecture à l’occasion de chaque changement d’un membre du bureau. Ces formalités sont importantes aussi bien pour les nouveaux dirigeants que pour les anciens.

Les sortants ont tout intérêt à voir la fin de leurs fonctions enregistrée en préfecture ; cela les décharge de leur responsabilité. En ce qui concerne les nouveaux dirigeants, leurs pouvoirs ne sont opposables au tiers qu’à compter de leur inscription en préfecture.

Faire mettre à jour les procurations bancaires

Nous avions listé ici quelques précautions à prendre avec le compte bancaire de l’association. Lors du changement de dirigeant, il est essentiel de faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire. Les procurations des dirigeants sortants seront supprimées et on n’oubliera de changer les codes d’accès aux services de banque à distance.

(Faire) établir un diagnostic de la structure

Lorsque les nouveaux dirigeants héritent d’une situation vraiment problématique (par exemple, l’association est en difficulté financière ou bien elle connaît une crise au sein des bénévoles), les nouveaux dirigeants auront peut-être intérêt à faire diligenter un audit de la structure, établissant avec une certaine objectivité, la situation et le niveau de gravité des problèmes.

Cet état des lieux permettra d’envisager des mesures de redressement adaptées mais aussi de déterminer clairement le « passif » imputable à chaque équipe dirigeante.

Publié initialement le 10 novembre 2008