Sécurité juridique des petites associations loi 1901 : quelques bonnes pratiques

L’une de mes motivations en tenant ce blog est de contribuer à réduire l’insécurité juridique qui fragilise de nombreuses associations, notamment les plus petites.

Ce que j’appelle l’insécurité juridique, c’est la multitude de petits ou gros accidents susceptibles d’arriver à votre association et qui la mettent pour une raison ou une autre dans une situation juridique délicate.

L’insécurité juridique, une plaie pour les petites associations 1901

Des exemples ?

La comptabilité de l’association est tenue sur l’ordinateur portable du trésorier ; pas de sauvegarde, pas d’impression « papier » systématique. Boum, crash du disque dur : plus de compta… Les procès-verbaux des assemblées générales sont archivés dans un registre détenu par le secrétaire, un bénévole qu’on ne voit plus beaucoup ces derniers temps et dont plus personne n’a de nouvelles.  Un jour, un courrier qui lui est adressé revient à l’association avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée ». Plus de secrétaire, plus de registre des AG… Dans les statuts de l’association, il est prévu que c’est le Président qui convoque l’assemblée générale ; or celui-ci a abandonné ses fonctions dans la précipitation, suite à un déménagement pour cause professionnelle ; plus personne pour convoquer valablement une AG…

Cette liste des adhérents perdue, cette comptabilité envolée, cette assemblée générale convoquée en violation des dispositions statutaires sont autant de coups portés à la structure associative qui mettent en danger sa pérennité.

Lorsque l’infrastructure juridico-administrative de l’association s’étiole,  l’organisme que constitue l’association s’affaiblit comme un corps malade. L’association peut alors devenir la proie de toutes les dérives : confiscation du projet associatif par quelques uns, dérive organisationnelle, installation dans un fonctionnement illégal par négligence ou amateurisme.

6 bonnes pratiques pour réduire l’insécurité juridique

Je vous propose ici quelques mesures de bon sens qui constituent autant de bonnes pratiques susceptibles de réduire l’insécurité juridique dans votre petite association.

Fonctionner en binôme

Fonctionner en binôme pour les fonctions-clé de l’association, c’est refuser que certaines taches stratégiques soient confisquées par une seule personne, aussi compétente et dévouée soit-elle. Souvent on me répond que c’est déjà difficile de trouver un bénévole pour prendre en charge ces taches, alors deux, pensez-vous !

Souvent aussi, moi je vois des bénévoles investis de fonctions-clé qui font tout pour décourager d’éventuels collaborateurs, de vrais « inspecteur Harry », prétextant qu’eux seuls peuvent/savent faire, faisant montre d’une réelle mauvaise humeur quand on leur associe un acolyte, n’hésitant pas à jouer du chantage « si on ne me fait plus confiance, je préfère arrêter ! ».

Privilégier les outils standards

Quelques fois l’association utilise des outils informatiques qui ont été développés spécialement pour elle par des bénévoles. Il peut s’agir de la comptabilité, du registre des adhésions ou d’une application spécifique nécessaire pour les activités associatives.

Si ces développements témoignent de la bonne volonté de leur auteur bénévole, ils n’en sont pas pour autant des « cadeaux » pour l’association. Plus ou moins bien développée, l’application ne sera pas forcément à mettre en toutes les mains, réduisant de facto la liste des utilisateurs potentiels au développeur et à la minorité technophile des bénévoles. En termes de maintenance, l’outil sera fragile et lié à la disponibilité du bénévole développeur qui aura peut-être quitté l’association, sans livrer l’indispensable mode d’emploi du logiciel.

Préférez les solutions informatiques correspondant à des standards de marché (libres ou commerciaux). ces outils seront plus facilement pris en main par un plus grand nombre et en cas de problème, il sera moins difficile de trouver quelqu’un disposant de la compétence pour le régler.

Utiliser les services en ligne et des moyens de stockage distants

Installer une application ou stocker des documents sur l’ordinateur personnel d’un bénévole ou d’un dirigeant n’est jamais une bonne solution, même si -encore une fois- cela part d’un bon sentiment.

L’association ne veut/peut pas investir quelques centaines d’euros dans son propre équipement informatique ? Qu’à cela ne tienne : il existe maintenant de nombreuses solutions qui permettent à partir de n’importe quel ordinateur de tenir sa comptabilité ou de stocker des documents sur un serveur distant. Cela signifie que quel que soient les aléas qui affecteront l’équipe en charge ou le matériel support, les données resteront toujours accessibles.

Consultez ma série d’articles sur les applications Google, qui sont gratuite et permettent de stocker en ligne toutes sortes d’informations ; découvrez un service comme Dropbox, lui-aussi gratuit, qui permet de stocker en ligne et de gérer les accès aux documents. Utilisez pour votre comptabilité le service en ligne Citizen Comptabilité, qui vous permettra de tenir et de stocker votre comptabilité sur un serveur distant.

Se tenir à jour des formalités obligatoires

Une cause insoupçonnée d’insécurité juridique est la négligence de certains dirigeants en matière de formalités obligatoires, notamment la déclaration en préfecture du changement des personnes chargées d’administrer l’association ou des modifications statutaires.

Certes, ces obligations ne sont pas sanctionnées et dans la plupart des cas, elles n’ont que peu d’utilité concrète. Cependant, elles sont obligatoires et concourent à la sécurité juridique des tiers partenaires de l’association, fournisseurs, autorité de tutelle, dispensateurs de subvention…

Développer une culture interne de la sécurité juridique

Trop souvent, on tend encore à considérer que parce que l’on est bénévole et que l’on se situe dans le secteur non marchand, la négligence et l’amateurisme seraient tolérables. Sous prétexte de fonctionner « à la bonne franquette », trop de petites associations négligent leurs obligations légales et les règles les plus élémentaires de la sécurité juridique.

C’est le rôle des dirigeants que d’instaurer une culture de la rigueur et du sérieux dans leur association, notamment en commençant par donner eux-mêmes l’exemple, lors des moments-clés de la vie associative que sont par exemple les assemblées générales ou les manifestations exceptionnelles.

Adopter un règlement intérieur

L’oralité et l’installation d’usages plus ou moins conformes à la lettre des statuts sont des sources d’insécurité juridique. Pour moi, un bon moyen d’améliorer les pratiques juridico-administratives de l’association réside dans la mise en place d’un règlement intérieur qui complètera et précisera les dispositions statutaires. Pour tous les aspects de son fonctionnement qui sont flous ou problématiques, l’association a intérêt à se livrer à une petite analyse des risques et à rédiger ensuite quelques lignes directrices qui formeront règlement intérieur.

Article publié initialement le : 3 avril 2011