Dans toutes les associations, la manipulation et la circulation des instruments de paiement devraient faire l’objet de quelques précautions de bon sens. J’en donne 5 6 qui me paraissent fondamentales :
Limiter la détention d’espèces
De trop nombreuses associations (et pas que les plus petites) détiennent une encaisse supérieure à leurs besoins. Lorsque l’association se fait régler en espèces, on doit éviter d’accumuler les billets dans la boite à biscuits. Pour fonctionner de manière sécurisée, il faut procéder à la remise en banque régulière des espèces collectées.
Suivre précisément les chéquiers en circulation
Dans de nombreuses associations, le chéquier est l’unique instrument de paiement. On a alors tendance à multiplier les chéquiers en circulation…et les signatures autorisées. En cas de changement de dirigeant, les chéquiers entamés ne sont pas toujours restitués au nouveau bureau (au cas où la situation deviendrait problématique, nous proposons un petit courrier adapté). La multiplication de formules de chèques en possession d’utilisateurs mal identifiés est une source potentielle de risques. Même lorsque les détenteurs des chéquiers sont des personnes de toute confiance, celles-ci ne sont jamais à l’abri de la perte ou du vol d’un carnet de chèques. Par ailleurs, plus l’utilisation du chéquier est épisodique, plus il sera long de constater sa disparition et de donner l’alerte à la banque.
Faire tenir à jour le carton des signatures
Les associations connaissent quelques fois un turn-over accéléré au niveau des instances dirigeantes. Chaque nouvelle désignation d’un dirigeant habilité à faire fonctionner le compte bancaire fait en général l’objet d’une petite visite à la banque, pour « déposer » sa signature. A cette occasion, il faut bien s’assurer que le banquier supprime la signature des dirigeants non réélus.
Pointer régulièrement le relevé bancaire
Les anomalies, les erreurs, éventuellement les fraudes et les malversations, se traduisent en général par un mouvement débiteur sur le compte bancaire. Pour cette raison, les dirigeants doivent suivre leur compte bancaire, et notamment les débits, de manière attentive. Selon le nombre d’opérations et leur importance, la fréquence du contrôle serait plus ou moins élevée (au minimum une fois par mois). Idéalement, deux personnes seront destinataires des relevés de compte aux fins de contrôle des opérations et du solde. Toutes les banques proposent aujourd’hui des solutions de banque à distance qui permettent d’accéder facilement au compte.
Changer régulièrement les mots de passe
Les associations loi 1901 utilisent maintenant largement les solutions de banque à distance. Chaque changement de dirigeant doit être l’occasion de renouveler les mots de passe et les autorisations pour accéder au compte en ligne.
Article initialement publié le : 3 septembre 2008
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Bertrand says
Concernant les divers chèquiers (et autant de comptes…), un petit truc que je viens de faire passer dans ma structure : les remplacer par des fonds de caisse. Quand on fait le compte des mouvements, il apparait généralement qu’une activité réalise généralement entre 3 et 6 opérations par mois. Cela justifie t-il de prendre des risques ? Pour moi, le chéquier ne s’impose que quand les mouvements sont conséquents (exemple : une section baskett qui fait plusieurs déplacements et assument de nombreux frais comme l’arbitrage, ce qui suppose plus de 300 mouvements par an) ; mais en-deça, niet. D’ailleurs dans la fonction publique, une maison de quartier par exemple tourne très bien avec une régie d’avance (en liquide) et les bons de commande pour les grosses dépenses.
Le + compliqué pour ceux qui voudraient changer, c’est d’éviter que le retrait des comptes soient vécus comme une sanction…
Laurent Samuel says
Commentaire après commentaire, Bertrand nous livre un véritable guide pratique du pilotage d’une moyenne association. Qu’il en soit ici remercié !
Lui-même blogueur, il sait à quel point le commentateur est rare et ses apports précieux.
Ceci dit Bertrand, ma proposition tient toujours 😉
DUPONT says
Monsieur,
je suis sur le point de reprendre le bureau des élèves de mon école en tant que vice-président. Aussi, avant cette passation, j’aimerai être informé des obligations comptable que cela implique.Y a-t-il un temps de passation obligatoire entre le nouveau et l’ancien trésorier? Si le compte actuel s’avérait être dans le rouge, quels sont les impératifs à suivre?
Je vous remercie d’avance.
Quentin DUPONT
Anneleg says
Je cherche désespérément le modèle de courrier proposé pour accélérer la remise des documents entre les mains d’un trésorier qui ne souhaite pas renouveler sa participation au CA à la suite d’une AG d’association. Les comptes ont été approuvés par les membres présents.
Merci de me repréciser le lien ou la référence d’un livre, rien dans les documents en ma possession n’évoque ce problème.
Merci d’avance
Laurent Samuel says
Peut-être parlez-vous du modèle de lettre mentionné dans ce billet ?
Anneleg says
Merci mille fois, et pour le document qui me ravit vu nos difficultés actuels, et pour la promptitude de la réponse.
Du coup, je « favorise » soigneusement l’adresse de ce site, déjà une mine à la lecture, et encore plus indispensable par la qualité des réponses à nos angoisses.
Bonne suite, je mets un RSS sur mon lecteur favori, je pense qu’il va servir.
Sylvie Thirion says
Bonjour,
Je viens de créer une association nommée ValBioMe (Valorisation des sciences biomédicales) et attends la parution au JO pour ouvrir le compte chèque.
Quelqu’un aurait-il connaissance d’une banque qui prélève 0€ de frais. Je suis à la caisse d’épargne pour l’instant pour une autre assoc et payons 4,5€ par mois. Ce n’est pas énorme, mais nous sommes une petite assoc et n’avons pas beaucoup de moyens.
Merci de vos infos
Cordialement
Sylvie Thirion
Denegri says
Bonjour Sylvie,
En effet les frais de tenue de compte sont facturables, pour y pallier au mieux nous avons ouvert un livret A, nous avons demandé un approvisionnement automatique du compte chèque, et vis versa selon certains plafonds. Ainsi les intérêts couvrent les frais de banque. Dans les grandes assoc, c’est plus que rentable, en 2012 nous avons généré 36 k€ d’intérêts, mais sommes soumis à l’is, sur ces interets au taux de 24%. Pensez a établir la déclaration cerfa 2070 (revenus capitaux mobiliers)
Bien cordialement
Denloy
Laurence Didion says
Dans notre cas, après un dur combat avec notre trésorier qui conservait en cash l’équivalent de la moitié de nos cotisations annuels, la règle est désormais » tout règlement est fait par virement de compte à compte. Ainsi tout paiement apparait sur le relevé bancaire avec les références que nous avons choisie et il n’y a jamais d’erreur de transcription: ce qui est inscrit est ce qui est payé. Ça nous a franchement changé la vie et simplifié la compta.