Dans tout organisme développant des activités économiques ou brassant un peu d’argent, l’expert-comptable est un personnage-clé. Parce que que la comptabilité est une science à part, qu’elle ne s’improvise pas, de nombreuses associations font le choix (judicieux) de confier la tenue de leurs comptes à un professionnel du chiffre.
Les experts-comptables sont des professionnels libéraux dont l’activité obéit aux principes généraux de toute entreprise ; ils vendent une prestation de service qui est définie de manière précise et tarifiée de façon à couvrir les coûts de fonctionnement du cabinet et dégager un bénéfice raisonnable. Les prestations comptables sont tarifiées en fonction du coût horaire du collaborateur qui traite le dossier ; chaque heure travaillée par le collaborateur doit donc être refacturée au client, sinon l’expert-comptable y est « de sa poche ».
Obtenir la validation de vos outils et pratiques comptables
Le plus souvent, la tenue et l’édition des comptes sont le résultat d’une collaboration entre le professionnel et les personnes en interne (salariés ou bénévoles) en charge de ces aspects comptables et financiers. Les saisies et classement se font en interne et le cabinet n’intervient que pour la validation de ce travail, la clôture des comptes et l’édition des documents de synthèse.
Cette répartition des tâches est judicieuse et permet à l’association d’économiser de l’argent (on trouve toujours souvent un bénévole disposé à faire les saisies).
Avant de commencer, prévoyez donc une petite réunion entre les bénévoles chargés de la compta et le collaborateur qui suit votre dossier au cabinet pour se mettre d’accord sur la manière de procéder et vérifier que les saisies faites dans le logiciel pourront bien être utilisées au moment de la clôture des comptes.
Optimiser la date de clôture de l’exercice comptable
Bon nombre de sociétés et tous les entrepreneurs individuels clôturent leurs comptes au 31 décembre; cela occasionne pour tous les cabinets comptables un surcroît de travail pendant les 3 premiers mois de l’année.
N’attendez donc pas à cette époque que l’on traite votre dossier d’association avec autant d’empressement que celui d’une société commerciale qui supporte toute une série d’obligations fiscales et sociales, sévèrement sanctionnées.
Bon nombre d’association, notamment celles qui proposent des activités aux particuliers, ont intérêt à décaler leur exercice comptable par rapport à l’année civile et se caler sur l’année scolaire (quelques fois appelée année « sportive »). De cette manière, elles présenteront des comptes plus facilement lisibles et s’assureront une plus grande disponibilité de leur interlocuteur en cabinet.
Anticiper les échéances
Le fonctionnement d’un cabinet comptable ressemble à une course permanente contre la montre. A la fin de chaque mois, de chaque trimestre, de chaque année, les échéances fiscales et sociales des clients doivent être respectées, sous peine de supporter des pénalités, voire d’engager la responsabilité du cabinet.
Aussi votre comptable vous saura gré d’anticiper le plus possible vos propres échéances.
Si votre comptabilité est un tant soit peu conséquente, évitez de d’attendre la dernière minute pour aller déverser sur le bureau du malheureux collaborateur un tombereau de documents ; prévoyez plutôt un rendez-vous trimestriel qui permettra d’avancer les choses au fil de l’eau et allègera la clôture des comptes.
Exiger la lettre de mission
On lit souvent sur les forums des messages du genre « J’ai subi un sévère redressement d’URSSAF, je pensais que le comptable faisait les déclarations sociales, or il n’en était rien ».
Toute collaboration avec un cabinet d’expert-comptable débute par l’envoi d’une lettre de mission, dans laquelle le professionnel détaille les tâches qu’il va prendre en charge. Difficile dans ce cas d’avoir des surprises. L’envoi de cette lettre de mission est en principe systématique, mais en cas d’oubli, n’hésitez pas à la réclamer. Si rien ne vient, changez de crémerie…
Communiquer l’ensemble des pièces
On échange beaucoup de documents avec le cabinet comptable, notamment si l’on s’est réparti le travail comme indiqué ci-dessus. Un expert-comptable de mes relations me disait que sur certains dossiers, un tiers du temps de travail du collaborateur est consacré au classement et à l’inventaire des documents … et aux relances pour obtenir les pièces manquantes.
Classez les pièces avant de les transmettre et accompagnez-les d’une « fiche-navette » qui fait l’inventaire des documents transmis et signale le cas échéant ceux qui sont manquants.
Publié initialement le : 4 juillet 2012