La comptabilité de votre association sur un simple cahier ? C’est possible

Dans la « petite » association, la mise en place d’une comptabilité nécessite l’acquisition d’un simple cahier et de deux classeurs. Vous devrez ensuite y consacrer trente minutes par mois et une bonne heure en fin d’année pour la clôture de l’exercice. Raisonnable ?

Pour les associations dont le budget est modeste et le nombre d’opérations faibles (et sauf obligations légales particulières), la tenue d’une comptabilité d’encaissements (dite aussi « comptabilité de trésorerie ») est tout à fait envisageable, voire recommandée. La comptabilité de trésorerie est une comptabilité super-simplifiée qui enregistre à partir des relevés bancaires toutes les opérations de l’association sous la forme « recettes/dépenses ». Elle s’appuie donc essentiellement sur les documents émis par la banque et permet de justifier le solde du compte bancaire.

Tenue d’une comptabilité de trésorerie

La comptabilité d’encaissement peut facilement être tenue de manière manuscrite, sur un cahier. On peut également créer dans un tableur une simple feuille de calcul qui sera dupliquée autant que nécessaire ou se procurer dans le commerce des cahiers imprimés qui sont conçus spécialement pour la tenue des comptes.

Votre cahier doit comporter sur chaque page deux colonnes, une pour les recettes, une autre pour les dépenses, chaque page se terminant par les totaux des colonnes et un solde à reporter sur la page suivante.

Sur chaque ligne, on reporte une seule opération en lui affectant un libellé explicite, comme par exemple « Remboursement Bénévole XXX, facture librairie du 20/03/2013 » ; on indique le montant dans la colonne appropriée : ici il s’agit d’une dépense.

On évite de regrouper des opérations (cumul ou compensation) et chaque opération apparaissant de manière isolée sur le relevé de banque doit être reprise sur le cahier. Pour les remises bancaires, on s’évertuera à ne pas regrouper dans une même remise des recettes de nature différente, par exemple des cotisations et des dons, pour faciliter le suivi de la gestion.

En bas de chaque page figure une ligne pour effectuer les totaux mensuels de chaque colonne, le solde étant reporté sur la page suivante.

Le suivi de la caisse « espèces »

De nombreuses petites associations fonctionnent avec une caisse d’espèces, la traditionnelle « boite à biscuits » où l’on accumule le numéraire pour faire face aux petites dépenses courantes de l’association. En principe, les opérations de la caisse (règlement à l’association en numéraire et règlement en espèces des factures) font l’objet d’une comptabilité distincte appuyée sur les justificatifs. On peut prendre un autre cahier du même modèle (recettes-dépenses) pour suivre ces opérations si elles sont très nombreuses ou se contenter d’un tableau récapitulatif par mois (ou par année).

Si la caisse est alimentée par des retraits sur le compte bancaire, ces opérations seront portées en comptabilité avec le libellé « versement à la caisse ». Il en va de même si une remise d’espèces est faite sur le compte bancaire à partir de la caisse, on utilisera alors le libellé « Prélèvement sur la caisse ».

Suivi de la banque en cours d’année

Si votre cahier comptable est bien tenu, vous avez la possibilité de pratiquer le suivi du compte bancaire (et de détecter ainsi toute anomalie) au fil de l’eau. Chaque mois à la réception du relevé bancaire, on pourra contrôler que le solde du compte en banque correspond bien à celui de la comptabilité. S’il existe une différence, elle doit être explicable par le rapprochement bancaire, qui consiste à identifier les opérations en cours (remises de chèques non créditées, chèque émis en attente de paiement) qui n’apparaissent pas encore sur le relevé bancaire.

Classement et conservation des pièces comptables

Nous donnons toutes les indications sur le classement et l’archivage des pièces comptables.

Clôture de l’exercice comptable

A la fin de l’année (ou de l’exercice comptable), pour l’établissement des documents finaux, il est nécessaire de procéder à quelques régularisations comptables, si l’on veut présenter un résultat comptable. Le but est d’intégrer aux comptes des opérations qui ne se sont pas encore traduites par un encaissement/décaissement.

Il s’agit essentiellement

• des factures d’achats datées de l’exercice comptable mais non réglées sur l’exercice ;
• des recettes à rattacher à l’exercice comptable mais non encaissées à la clôture (par exemple, des cotisations en retard de règlement) ;
• les chèques émis avant la clôture de l’exercice comptable et non débités à cette date (qui seront repérés avec le talon du chéquier).
• les factures de fournisseurs non parvenues à la date de clôture mais concernant l’exercice comptable ;
• les factures à établir : ventes de marchandises ou prestations de service effectuées par l’association pendant l’exercice mais non encore facturées ;
• les charges constatées d’avance : achats facturés sur l’exercice mais qui seront utilisés et consommés sur l’exercice suivant (par exemple, si le loyer est payable d’avance) ;
• les produits constatés d’avance : ventes et acomptes facturés sur l’exercice qui concernent des livraisons ou des prestations de services qui seront faites sur l’exercice suivant.

Calcul du résultat et établissement d’un bilan

Le calcul du résultat est simple : il s’agit de la différence entre le solde de banque en début d’exercice et ce même solde en fin d’exercice (auquel on rajoute et on enlève les opérations de régularisation décrites plus haut).

Pour les associations qui ne possèdent aucun patrimoine à l’exception du compte bancaire, de leur caisse et d’un éventuel livret de placement, cette comptabilité de trésorerie est suffisante pour établir un bilan. A l’actif, on placera le solde du compte bancaire, celui de la caisse et celui du livret ainsi que les charges constatées d’avance. Au passif, on fera figurer le résultat de l’exercice, le report à nouveau (cumul du résultat des années précédentes) et les produits constatés d’avance. Comme il se doit en comptabilité, la somme des postes de l’actif doit être égale à ceux des postes de passif.

Publié initialement le : 10 octobre 2013