Quel outil collaboratif pour creer une association 1901 à plusieurs ?

Il y a dans le titre de ce billet quelque chose de tautologique : on créé toujours une association à plusieurs ; au moins deux personnes doivent signer les statuts lors de la constitution. Je parle ici plutôt des petits groupes de fondateurs, à partir de trois personnes, qui construisent ensemble un projet associatif, depuis l’idée initiale jusqu’à la rédaction des statuts.

Pour ces communautés de travail, il est intéressant de disposer d’un outil collaboratif en ligne. Quelles seraient les fonctionnalités d’un outil idéal pour fondateurs d’association ?

L’essentiel est de pouvoir communiquer ses idées (messagerie) et partager des informations (liens, documents). Un calendrier permet de suivre l’avancement du projet et de fixer des échéances. Un système d’assignation des taches autorise le partage du travail et la délégation entre les fondateurs.

Enfin, le système doit être suffisamment ouvert pour accueillir de nouveaux participants en cours de route.

Je vous propose trois outils collaboratifs à choisir selon le contexte particulier de votre projet : un groupe Yahoo, le gestionnaire de projet Basecamp et le réseau social Ning. Tous ces outils sont bien entendu gratuits (dans sa version de base pour Basecamp).

La plateforme de création de réseau social Ning est bien connue des lecteurs de ce blog ; je l’utilise personnellement pour le projet d’association Covoiturage 2.0. C’est certainement l’outil le moins bien adapté à notre objectif parce qu’il lui manque toute la dimension « gestion de projet » : pas de calendrier, pas de gestionnaire des taches, des fonctions d’échanges assez limitées.

Pourtant la plateforme Ning peut être utilisée très en amont du projet de création, lorsqu’il s’agit de réunir la communauté des fondateurs, en recrutant des personnes intéressées. Avec sa dimension sociale très marquée, le réseau Ning permet aux gens de mieux se connaître au travers de leurs profils respectifs et des discussions qu’ils engagement sur les forums du réseau. Ning sera bien adapté s’il s’agit de mobiliser une communauté importante, disons au moins quelques dizaines de personnes, et que l’objectif est de recruter sur internet des fondateurs ou des futurs adhérents. C’est donc un bon outil pour les associations de défense et de soutien et tous les projets militants qui doivent être largement ouverts sur l’extérieur.

A l’opposé de Ning, on trouve Basecamp. J’ai déjà parlé de cet outil pour gérer les chantiers de l’association : c’est pour moi le modèle de gestion collaborative de projet en ligne. Basecamp permet de communiquer entre les personnes et d’échanger des informations. Les fonctions de calendrier et de gestion des taches sont puissantes (rappel des échéances, assignation des taches à une ou plusieurs personnes, fixation d’objectifs génériques comportant une liste de taches à effectuer).

Evidement Basecamp n’a pas de fonction sociale ; l’outil n’est pas ouvert sur internet et reste privé entre des personnes qui se connaissent déjà. Basecamp est idéal pour gérer l’avancement d’un projet complexe au sein d’un petit groupe de personnes (moins d’une dizaine). Il permet une organisation efficace et donne à chacun une grande visibilité sur l’avancement du projet. Petit inconvénient, il n’est pas traduit en français.

Entre Ning, communiquant et extraverti, et Basecamp, le nez dans le guidon et les mains dans le cambouis, il y a un (excellent) compromis : le groupe Yahoo.
Même s’il ne dispose pas d’une grande visibilité sur internet, le groupe Yahoo est ouvert et, selon les modalités fixées par l’administrateur, chacun peut venir s’y inscrire ou présenter sa candidature.

Entre les membres du groupe, il est possible de s’envoyer des messages ou de faire une annonce à l’ensemble des membres inscrits. On peut également partager des documents et des liens.

Le point fort du groupe Yahoo réside certainement dans le partage d’un calendrier et la possibilité d’assigner aux membres des taches à effectuer, de véritables fonctions de gestion de projet.