Vous êtes nombreux à réclamer des fiches de poste pour les principales fonctions de l’association. Il est vrai que dans une association 1901, on gagne toujours à définir précisément les tâches des dirigeants bénévoles.
J’entame donc une série de billets consacrée aux fiches de poste des membres du Bureau. Il s’agit d’extrait de notre Guide Pratiques des Associations, aux Editions d’Organisation. Ces développements seront utiles notamment à ceux qui rédigent un Règlement Intérieur.
Pour gérer l’association en « bon père de famille« , les dirigeants doivent organiser :
– la fonction opérationnelle liée à la direction des activités au quotidien,
– la fonction financière qui s’intéresse « au nerf de la guerre »
– la fonction administrative qui gère les obligations légales de l’association.
Ces trois fonctions correspondent peu ou prou aux profils du président, du trésorier et du secrétaire.
Pourtant il faut avoir soin de distinguer les fonctions et les personnes. Il n’est écrit nulle part que c’est le trésorier qui doit faire la comptabilité ou le secrétaire qui doit rédiger les annonces légales. Si d’autres bénévoles acceptent de prendre en charge certaines tâches matérielles, les dirigeants peuvent se concentrer sur leurs missions fondamentales au service de l’association.
Le fait d’adopter les statuts-type et de désigner un président, un trésorier et un secrétaire suggère implicitement une organisation du travail et une certaine répartition des rôles. Souvent les adhérents sont effrayés par la prise de fonctions dirigeantes parce qu’ils perçoivent mal ce que l’on attend d’eux.
Par exemple, si le trésorier pilote la fonction financière et assume la responsabilité des grands équilibres financiers, cela n’implique aucunement qu’il ait la charge de saisir les écritures dans le logiciel de comptabilité.
Pour cette raison, la répartition des tâches ne doit pas rester implicite. Le bon fonctionnement de l’association implique la réalisation d’une multitude de tâches dans de nombreux domaines. Rien n’impose que ces tâches soient toutes réalisées par les dirigeants. Cependant, ce sont les dirigeants qui in fine assument la responsabilité du bon déroulement des opérations. Lorsqu’ils délèguent des tâches aux bénévoles ou que l’organisation est laissée dans le flou, les dirigeants ont intérêt à s’en souvenir.
Nous publierons donc à suivre les fiches de poste des trois fonctions, celles du Président, du Trésorier et du Secrétaire.