Aux yeux des non-initiés, la comptabilité passe toujours pour quelque chose d’ésotérique. En fait, ce n’est pas si compliqué que çà et comme souvent, tout commence avec des questions de vocabulaire…
La comptabilité
C’est tout d’abord une technique (celle du comptable) qui consiste à rassembler les informations financières relatives à une personne morale dans des documents synthétiques qui donnent une vision économique de l’association et de son fonctionnement financier. On parle de comptabilité générale par opposition à la comptabilité analytique (voir plus loin) qui sert plutôt au contrôle de gestion.
Mais la comptabilité désigne également l’ensemble des documents produits par le comptable, journaux, inventaire, bilan, compte de résultat, etc, avec les pièces justificatives (factures, relevés bancaires) qui ont servi à son établissement.
La comptabilité d’une association peut être tenue de deux manières comptabilité de caisse (ou ménagère) ou comptabilité d’engagement.
La comptabilité ménagère est celle que vous et moi tenons à la maison, sur un cahier d’écolier par exemple, avec deux colonnes, l’une pour les recettes, l’autre pour les dépenses, et un solde tiré en bas de chaque page. Elle est sommaire et doit être réservée aux micro-associations, celles dont le budget ne dépasse pas le millier d’euros.
La comptabilité à partie double repose sur la technique comptable consistant à enregistrer chaque opérations de deux manières, une fois au crédit d’un compte et une autre fois au débit d’un autre compte. C’est la comptabilité que tiennent les commerçants et les sociétés. Dans certains cas, l’association est obligée d’adopter cette méthode. La comptabilité à partie double est souvent une comptabilité d’engagements. Ce ne sont plus les encaissements et les décaissements qui sont seulement enregistrés, mais tous les engagements -au sens juridique- donnés ou reçus par l’association. La facture d’un fournisseur sera comptabilisée, même en l’absence de règlement, puisqu’il s’agit d’une obligation de payer pour l’association.
La comptabilité générale tenue dans les règles de l’art conduit à produire à travers différentes étapes un compte de résultat et un bilan.
Le compte de résultat est l’ancien compte d’exploitation (mais cela fait au moins 20 ans qu’on n’utilise plus cette appellation !). Le compte de résultat fait la liste de toutes les recettes (produits) et de toutes les dépenses (charges) de l’association enregistrés au cours de l’exercice comptable. Ces produits et ces charges sont classés selon leur nature : exploitation, financier, exceptionnel. Là-aussi, on fait le solde qui fait apparaître le résultat de l’exercice, un excédent (bénéfice) ou une insuffisance (perte).
Le bilan est un document plus complexe à appréhender. C’est également un tableau en deux colonnes.
A gauche (l’actif), on présente l’ensemble des biens dont l’association est propriétaire (locaux, véhicules, matériel, mobilier) ; à droite (le passif) on indique les différentes sources de financement de l’association (essentiellement son épargne et ses dettes). Le bilan permet donc de répondre à deux questions fondamentales à propos de l’argent qui circule dans l’association : quel est le patrimoine de l’association (emploi des fonds) et comment finance-t-elle ce patrimoine (origine des fonds) ?
Je vous ai fait un petit dessin (même pas vrai, c’est un transparent que j’utilise depuis des années en formation 😉
A suivre (ici)…
Edit : article publié initialement le : 17 novembre 2007