Dans les petites associations, il est fréquent que ce soit les bénévoles qui acquittent les menues dépenses nécessaires au fonctionnement de l’association : achat de fournitures, « courses » au supermarché en vue du prochain « pot » de l’association, etc. Ensuite, les factures sont présentées au trésorier, qui procède à leur remboursement puis les intègre dans la comptabilité associative.
Lorsque les montants sont limités mais que les achats sont fréquents, cette pratique permet d’éviter de multiplier les moyens de paiement de l’association et d’éviter que ceux-ci se promènent entre les bénévoles.
Une pratique parfaitement légale
Cette pratique est parfaitement légale. D’un point de vue juridique, on peut considérer que le bénévole qui procède aux achats est mandaté par l’association pour cela. Il faut toutefois que la dépense remboursée entre strictement dans l’objet associatif ou soit nécessaire au fonctionnement de l’association, qu’elle ait été autorisée par les dirigeants et que son remboursement soit limité au montant exact déboursé par le bénévole.
Pour pouvoir faire l’objet d’un remboursement, la dépense doit être justifiée par une facture en bonne et due forme, faisant apparaître la nature ou l’objet de la dépense de manière précise, le montant, l’identité et les références juridiques du commerçant (raison sociale, RCS ou SIRET) et si possible le mode de règlement utilisé par le bénévole (on pourra joindre par exemple le ticket de carte bancaire). Sans justificatif valable, pas de remboursement possible.
Pour la bonne forme, une note de frais
A l’instar de ce qui se passe en entreprise pour le remboursement des frais professionnels, il est conseillé d’établir une note de frais à laquelle on agrafera le justificatif de la dépense (facture, ticket de caisse).
Cette note de frais indiquera les mentions suivantes :
- Nature de la dépense
- Chantier concerné ou mission du bénévole
- Montant acquitté
- Moyen de paiement utilisé
- Date de la dépense
- Date du remboursement
- Référence du chèque utilisé ou mention du remboursement en espèces
Cette note sera signé par le bénévole avec la mention manuscrite « reçu le remboursement de la somme de XX € » et par le dirigeant ayant procédé au remboursement, en général le trésorier. La note accompagnée du justificatif sera conservée en comptabilité (la dépense doit être reclassée dans le plan comptable selon sa nature).
Pas de remboursement forfaitaire, sauf pour les transports
Il est impensable de procéder à des remboursement forfaitaires, c’est-à-dire sans justificatifs ou pour des montants évalués, sans lien direct avec une dépense précise. Cela pourrait être considéré comme une entorse au principe de non-lucrativité des associations (interdiction de partager les excédents), voire même comme une rémunération salariale déguisée, si l’on pouvait établir un lien de subordination entre le bénévole et l’association.
Une exception à l’interdiction des remboursements forfaitaires concerne l’utilisation d’un véhicule personnel par le bénévole pour les besoins de l’association. Il s’agit par exemple des parents qui font le covoiturage des enfants dans les associations sportives. Dans ce cas, on utilise un barème kilométrique proposé par l’administration fiscale.
Attention : il ne s’agit pas du barème des frais professionnel mais d’un tarif spécifique pour les associations. L’instruction fiscale du 2 mars 2012 publiée au bulletin officiel des impôts (BOI) sous la référence 5 B-11-12 a publié le barème utilisable :
- Véhicule automobile : 0,308 euros/km
- Vélomoteurs, scooters, motos : 0,120 €km
La possibilité de renoncer au remboursement des frais
Il est toujours possible pour le bénévole de renoncer à se faire rembourser les frais acquittés pour le compte de l’association. Il s’agit alors d’une forme de don. Dans ce cas, on fera figurer sur la note de frais la mention manuscrite « Je soussigné (nom et prénom du bénévole) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».
Pour les associations dites d’intérêt général (au sens de l’article 200 du Code Général des Impôts), cette renonciation peut ouvrir droit à un avantage fiscal. Considéré comme un don, le renoncement à se faire rembourser les frais peut donner lieu à l’émission par l’association d’un reçu fiscal et ouvrir droit pour le bénévole renonçant à une réduction d’impôt de 66% du montant des sommes abandonnées. On utilisera alors le formulaire Cerfa n°11580 pour émettre le reçu fiscal.
Publié le : 5 décembre 2016