La grande majorité des petites associations de membres disposent d’un budget inférieur à 5000 euros. Sauf circonstances particulières, elles n’ont pas d’obligations légales de mettre en œuvre une comptabilité.
Toutefois, le suivi comptable répond à une exigence de bonne gouvernance et sécurise la position des dirigeants bénévoles, y compris dans les petites associations.
La mise en place d’un système comptable fiable permet ensuite de faire évoluer plus facilement le modèle économique de la petite association dans plusieurs directions : la comptabilité facilite la gestion des adhérents, rend possible le dépôt de demandes de subventions et permet à l’association d’afficher le sérieux de sa gestion.
Une application simple à utiliser
Pour privilégier la prise en main et la simplicité d’utilisation, les objectifs opérationnels de l’application sont définis a minima :
- enregistrer dépenses et recettes (par ordre chronologique et selon une ventilation analytique),
- faire apparaître le résultat de l’exercice,
- effectuer un rapprochement bancaire,
- inventorier le patrimoine de l’association
- édition des documents de synthèse
- enregistrement et conservation des données
Quel système comptable ?
J’ai présenté ici les différents choix qui s’offrent en matière de systèmes comptables, selon le contexte de l’association. En l’absence d’exigences légales particulières, on pratiquera une comptabilité de caisse, suffisante pour appréhender la réalité économique et financière d’une petite structure.
Toutefois, on prendra soin d’effectuer un rapprochement bancaire rigoureux et on se donnera les moyens de faire l’inventaire (tableau des immobilisations et pseudo-bilan) du patrimoine associatif, le cas échéant.
Quel support technique ?
Sur le marché coexistent des solutions de type « logiciels » et des services en ligne.
Les deux solutions présentent avantages et inconvénients.
Les logiciels à installer
Il s’agit d’applications logicielles à installer sur un poste. De nombreux systèmes existent, certains dédiés aux associations, d’autres généralistes ou orientés « comptabilité ménagère ».
La conservation des données est assurée par l’utilisateur sur le poste qui accueille l’application.
Ce modèle de distribution est privilégié par les utilisateurs qui le trouvent plus « sécurisé ». Toutefois, il présente une fragilité évidente dans le contexte associatif où la pérennité des données comptables est facilement mise à mal lorsque l’association connaît une certaine rotation des machines et des dirigeants. Ces logiciels utilisent en général un fichier auto-executable pour s’installer. Le principal défaut de ces logiciels réside souvent dans leur prise en main mal aisée ; une intégration exagérée de trop nombreuses fonctions pénalise l’ergonomie.
Pour l’éditeur du service, il présente l’avantage de faciliter la distribution (cd, téléchargement) et de ne pas nécessiter d’espace de stockage des données.
Les services en ligne (SaS)
Dans ce cas, l’application logicielle est proposée sur internet, dans les nuages, l’utilisateur étant identifié lors de ses connexions et disposant d’un espace sur le serveur pour conserver ses données.
J’ai parlé des réticences (quelques fois justifiées) des utilisateurs associatifs à utiliser les services de comptabilité « dans les nuages ».
Pour l’éditeur du service, la mise en ligne d’un service de ce type demande le développement d’une infrastructure sécurisée et suffisamment puissante. Cela exige un certain savoir-faire et des ressources suffisantes.