Pour de nombreux dirigeants de petites associations loi 1901, la tenue des comptes de leur structure est un vrai pinsum. On leur suggère alors d’informatiser leur comptabilité, l’adoption d’un logiciel pour « faire la compta » étant censée résoudre tous les problèmes.
Mais, une fois le vieux cahier « recettes/dépenses » remplacé par une application informatique, on se rend compte que les choses sont devenues encore plus compliquées qu’avant. Pour éviter cette déception, voici quelques exigences à poser lors de l’adoption d’un logiciel comptable par les petites associations loi 1901.
Préférer la simplicité d’utilisation à la sophistication des fonctionnalités
La plupart des logiciels proposés sont surdimensionnés dans leurs fonctionnalités. La petite association peut se contenter (et non « compte en T », elle est bonne, non ?) d’une comptabilité ménagère, comme nous l’avons souligné à maintes reprises. Point n’est besoin d’un outil prenant en charge les 12 millions de comptes du plan comptable associatif, la TVA, les créances et les dettes ou le café des dirigeants. Toutes ces fonctionnalités, présentées par l’éditeur du logiciel comme autant de points forts, sont source de complexité et vont réduire le champ des utilisateurs potentiels aux spécialistes, ce qui posera problème quand il faudra trouver le bénévole volontaire pour s’y « coller ».
Privilégier la récupération des relevés bancaires
Une comptabilité ménagère (également appelée comptabilité de caisse), çà consiste en deux colonnes de chiffres, une pour les entrées (recettes), l’autre pour les sorties (dépenses) et un solde calculé chaque mois. Cela ressemble donc furieusement à votre relevé bancaire. La principale différence est que le comptable doit affecter les sommes à des comptes normalisés qui permettent de reclasser les opérations en fin d’année.
La possibilité de récupérer les écritures du relevé bancaire est donc capitale, car elle fait gagner un temps précieux à la personne responsable et limite considérablement les risques d’erreurs de saisie : les écritures sont « importées » depuis le relevé bancaire et le comptable n’a plus qu’à les affecter aux comptes selon la nature des dépenses et des recettes.
Limiter (voire supprimer) l’aléa informatique
Dans les petites associations, l »aléa informatique fait peser sur les données comptables un risque permanent. Changement de dirigeants, rotation des ordinateurs, désinstallation accidentelle du logiciel, conflits de pouvoirs entre bénévoles : nombreuses sont les circonstances qui débouchent sur une perte des données et/ou l’interruption du processus d’historisation des informations comptables.
Pour cette raison, il peut être intéressant d’envisager un service de comptabilité en ligne qui permettra de conserver les données sur un serveur distant (à condition évidemment de choisir un prestataire fiable, comme je le rappelais ici). D’une manière générale, renseignez-vous à propos des possibilités offertes par le logiciel pour procéder à la sauvegarde et à l’exportation de vos données comptables.
Utiliser la comptabilité comme un véritable système d’information
Dans les petites associations, la tenue d’une comptabilité sert essentiellement à dégager la responsabilité des dirigeants en fournissant aux membres une information de qualité à propos de la gestion de la structure.
Cette fonction fondamentale de la comptabilité associative doit être prise en compte par le logiciel qui permettra une personnalisation des comptes utilisés en fonction du modèle économique de l’association. Par exemple, dans une association accueillant plusieurs catégories de membres avec des cotisations distinctes, il est utile de pouvoir créer des sous-comptes pour isoler chaque catégorie de cotisant.
Par ailleurs, le logiciel doit produire des documents de synthèse de qualité, adaptés à leur présentation en assemblée générale. Peu de gens savent décrypter un compte de résultat et un bilan ; en revanche, un « camembert » présentant la structure des recettes ou quelques « montagnes russes » pour tracer l’évolution des principaux postes de dépenses parleront à tout le monde.
Faciliter la valorisation des contributions bénévoles
Dans les petites associations, il y a en général peu d’argent et beaucoup d’huile de coude. Le plan comptable associatif dispose d’une classe de comptes spécifiques pour valoriser le bénévolat et le faire apparaître dans les comptes de l’association. Il est utile de faire apparaître ces contributions volontaires (j’ai expliqué ici pourquoi). On vérifiera bien que le logiciel choisi permet de faire apparaître les contributions volontaires en comptabilité, de manière simple et claire.