Je poursuis la réflexion à propos des outils et méthodes de prévention des conflits entre dirigeants bénévoles et managers salarié. J’ai posé le problème ici et j’ai déjà donné là quelques pistes de réflexion.
Il arrive que ce soient les institutions ou les pratiques installées dans l’association qui organisent le divorce entre les dirigeants, indépendamment de toute question de personne.
Par exemple, par peur de la requalification fiscale, on peut être tenté de tenir les salariés trop éloignés des instances de pilotage du projet que sont l’assemblée générale ou le Conseil d’Administration ou bien –à l’inverse- il arrive que le directeur salarié, entièrement investi dans la fonction opérationnelle, finisse par écarter les dirigeants bénévoles de toute action concrète sur le terrain.
Une solution consiste alors à organiser le fonctionnement en binôme sur certaines taches. Le directeur salarié sera accompagné du président pour les entretiens de recrutement ou les rendez-vous avec des partenaires extérieurs de l’association. C’est le trésorier qui épaulera le directeur dans les rencontres avec l’expert-comptable ou le banquier.
Dans d’autres associations, le directeur salarié est cantonné à des fonctions opérationnelles internes, les dirigeants bénévoles prenant en charge l’ensemble des relations extérieures. Dans ce cas, il faudra l’associer à certaines taches de représentation, aux rendez-vous avec les partenaires extérieurs.
Même si, à première vue, il s’agit d’une perte de temps, il faut se persuader que chaque occasion de travailler ensemble est bonne à prendre ; elle facilite la compréhension mutuelle. Le fonctionnement en binôme, notamment dans les relations extérieures de l’association, est un moyen idéal de confronter les points de vue et d’aboutir à un diagnostic partagé des situations.
L’incompréhension et les querelles naissent souvent d’une circulation insuffisante de l’information. Les dirigeants bénévoles discutent et statuent entre eux tandis que l’emploi du temps et les occupations du directeur salarié restent mystérieuses.
Pour assurer la bonne entente, il faut adopter quelques règles d’hygiène dans la communication, à commencer par une certaine transparence dans les taches et les occupations quotidiennes des individus. Pour cette raison, les organes dirigeants (bureau et CA) doivent s’astreindre à rédiger des comptes-rendus de leurs séances et à en assurer la communication, si le directeur salarié n’assiste pas physiquement à ces réunions. Par ailleurs, le directeur salarié ne peut pas rester isolé dans son action ; il doit organiser des comptes-rendus réguliers du fonctionnement associatif et diffuser aux dirigeants bénévoles les informations qui leur échappent du fait de leur présence épisodique dans les locaux de l’association.
A cet égard, il existe maintenant de nombreux outils qui permettent de partager en ligne son agenda ou de gérer collectivement un projet. Tiens on pourrait en parler dans un prochain billet, du style « 10 outils pour construire ensemble le projet associatif« , avec une revue des outils collaboratifs du Web 2.0.