Nous avons mis en ligne une Version 2 des ressources utiles pour préparer l’assemblée des membres de votre association.
Le kit « Préparer votre AG » contient désormais les documents suivants :
- lettre de convocation
- modèle de procès-verbal
- feuille d’émargement
- modèle de rapport moral
- modèle de rapport financier
Le kit est toujours gratuit ; il suffit de s’inscrire pour le télécharger.
Kit Pratique Assemblée générale
Documents fondamentaux pour réussir votre assemblée
La lettre de convocation est essentielle ; elle précise la date et le lieu de l’assemblée et comporte l’ordre du jour avec le texte des résolutions qui seront soumises aux votes. Elle doit être envoyée selon les modalités précisées aux statuts (courrier simple ou recommandé, affichage, courrier, etc).
La feuille d’émargement doit être signée par chaque membre participant à l’assemblée. En principe, on indique également si la personne a quitté la salle avant la fin de la séance et si elle dispose de pouvoirs. Cette feuille d’émargement s’avère indispensable en cas de contestation de la validité de l’assemblée. Elle doit être ensuite annexée au procès-verbal. Elle permettra d’établir que l’assemblée a statué valablement.
L’assemblée générale est le lieu et le moment où les dirigeants élus rendent compte de leur gestion. L’usage veut que cela se fasse sous la forme de deux rapports, l’un moral, l’autre financier. Nous vous proposons ici deux modèles de rapport sous forme de guide de rédaction.
Le procès-verbal de l’assemblée constitue la trace écrite des décisions prises par la collectivité des membres. Il doit être établi avec soin et contre-signé. Il fera l’objet d’un archivage chronologique dans un classeur spécifique.