Lorsque un nouveau bureau est élu ou que l’une des personnes chargées de l’administration de l’association change, il faut procéder à une déclaration auprès de la Préfecture. On se demande souvent qui doit effectuer ces démarches administratives, les dirigeants partants ou ceux nouvellement désignés ?
Rappelons tout d’abord que la déclaration de changement du bureau (ou de l’organe dirigeant, quel qu’en soit le nom) est fondamentale. Cette formalité est indispensable pour que la nouvelle composition de l’organe dirigeant soit opposable aux tiers extérieurs à l’association. C’est la loi de 1901 qui le précise dans son article 5. La publication de la nouvelle composition de l’organe dirigeant permet de dégager la responsabilité des dirigeants partants, tout autant que de « légaliser » les pouvoirs des nouveaux dirigeants vis-à-vis des tiers, la banque, par exemple.
Dans une décision assez ancienne (9 octobre 1957), la Cour d’Appel de Paris a tranché cette question : c’est aux nouveaux dirigeants qu’il incombe d’effectuer les formalités de publication auprès de la préfecture.
Il faut préciser toutefois que les anciens dirigeants ont intérêt à ce que la publication de la cessation de leurs fonctions soit réalisée en bonne et due forme. En cas de négligence de la nouvelle équipe, ils peuvent parfaitement effectuer eux-mêmes la déclaration auprès de la préfecture, en produisant le procès-verbal de nomination des nouveaux dirigeants et la liste mises à jour des personnes chargées de l’administration de la structure (avec leurs noms, prénoms, nationalité, profession et domicile).