Au moment de la rédaction du rapport financier, on se demande souvent par « quel bout prendre les choses » pour donner aux auditeurs une image fidèle de la réalité économique de l’association, comment -au-delà des chiffres bruts- porter un jugement sur l’évolution des activités associatives ?
Le cas (simple) des associations avec une activité unique
Quelques associations gèrent un projet ou un chantier unique, qui se renouvelle chaque année, par exemple, l’organisation d’un événement, d’une manifestation culturelle. Dans ce cas l’analyse est simple à conduire à partir de quelques indicateurs que l’association aura mis en place à propos de son activité unique (fréquentation, taux de satisfaction des usagers, équilibre financier de l’opération, surplus dégagé, etc).
Ces indicateurs seront suivis d’une année sur l’autre et l’on se donnera ainsi les moyens de porter un jugement sur la qualité du travail réalisé par l’association et ses progrès au fil des années.
Isoler les différents chantiers de l’association
Lorsque l’association peut découper son activité en projets bien individualisés, l’analyse de l’activité doit identifier chacun de ces projets et présenter des indicateurs communs permettant de les comparer.
Par exemple, une association dont l’objet consiste à organiser des spectacles vivants considérera que chacun des spectacles présentés est un projet distinct pour lequel on indiquera dans le rapport financier les frais et dépenses exposées, la recette de la billetterie, la fréquentation totale.
Identifier les missions sociales de l’association
Dans d’autres associations, les projets ne sont pas forcément individualisables ou n’existent pas en tant que tels. Dans ce cas, l’approche analytique doit repartir des missions sociales de l’association, telles que définies dans ses statuts ou son projet associatif.
Par exemple, une petite association philanthropique de proximité identifiera ses missions sociales autour de 4 axes : le soutien direct à des familles en difficultés, la fourniture de repas chaud à des personnes sans abri, l’accès aux soins médicaux et la fourniture d’hébergement d’urgence. Chaque dépense exposée par l’association sera rattachée à l’une des ses missions sociales.
Comment procéder en comptabilité ?
Pour mettre en place une démarche analytique de ce type, il suffit d’affecter à chaque dépense un code analytique correspondant au chantier ou à la mission auquel se rapporte la dépense. En fin d’exercice, on regroupera les opérations portant le même code analytique pour obtenir, comme dans nos schémas, des « sous-budgets » pour chaque secteur identifié.
La plupart des logiciels comptables (un peu sérieux) proposent cette faculté de saisir un code analytique et de réaliser ensuite des extractions à partir de cette codification. (Dans la petite application de comptabilité en ligne que nous développons avec CitizenPlace, un champ spécial permet de renseigner simplement le code analytique de l’opération saisie.)
Lors de la mise en place de votre codification, n’oubliez pas de prévoir un code pour les dépenses qui ne se rattachent à aucune mission ou aucun chantier, ce qu’on appelle les « frais de siège » qui correspondent essentiellement aux dépenses administratives et au fonctionnement associatif (loyer du siège, frais de tenue des AG, etc).
Publié initialement le : 4 novembre 2010