Ce petit article (de commande) à propos du traitement du relevé bancaire va paraître à certains d’entre vous naïf, voir carrément inutile, mais il s’inscrit dans une démarche pour préciser la fiche de poste des dirigeants associatifs, en l’occurrence, celle du trésorier d’une association loi 1901.
En indiquant que ces taches incombent au trésorier, je m’adresse bien-entendu aux petites et moyennes associations qui ne disposent pas d’un professionnel salarié pour gérer la fonction financière.
Le compte en banque, pivot de la fonction financière
Même si l’association brasse peu d’argent, elle supporte des risques financiers: erreurs d’imputation du fait des dirigeants (numéro de compte erroné sur une remise de chèques) ou du fait de la banque, autorisation de prélèvement non résiliée alors que le contrat est terminé, double paiement d’une même dépense, etc, sans parler des risques de fraudes et de malversations dans des associations plus importantes…
Tous ces problèmes potentiels se déroulent sur le compte bancaire ou à propos du compte bancaire. Il est donc essentiel d’assurer un suivi rigoureux de cet instrument financier, au-delà de la simple consultation du solde sur internet.
Pointer les relevés bancaires, une précaution de bon sens
La première précaution relève d’un réflexe de bon sens : elle consiste à s’assurer que toutes les opérations apparaissant sur le compte bancaire sont bien explicables et justifiées.
D’un point de vue pratique, la chose n’est pas difficile : c’est ce que vous faites (en principe 😉 ) chaque mois à propos de votre propre compte bancaire.
On prend le relevé mensuel envoyé par la banque et on « pointe » chaque ligne en se demandant :
- A quoi correspond cette opération ?
- A-t-elle été correctement enregistrée par la banque ?
- Est-ce que je dispose d’un justificatif ?
Lorsque la réponse à ces trois questions est positive, on peut « pointer » la ligne (en faisant une marque ou en passant la ligne au stabyloboss) et passer à la suivante, et ainsi de suite pour l’ensemble des écritures présentées sur le relevé.
Les associations fonctionnant seulement avec des chèques
Pour ces associations, le travail de pointage est particulièrement facile et rapide. Il suffit de prendre le chéquier en cours et de vérifier que chaque débit correspond bien au montant indiqué sur le talon du chéquier. Si c’est le cas, on pointera l’opération sur le relevé bancaire et on marquera le talon de chèque pour indiquer que le chèque a bien été débité du compte.
Pour les crédits en compte, il faut disposer des remises de chèques faites pendant le mois et vérifier que les sommes créditées sur le compte sont bien celles figurant sur les bordereaux de remises de chèques, ceci afin de détecter une éventuelle erreur de calcul sur le bordereau ou bien l’oubli d’un chèque par la banque, au moment de leur enregistrement.
Pointer les autres opérations
Au débit, les autres opérations peuvent concerner des paiements par carte bancaire, des TIP, des prélèvements automatiques ou des retraits d’espèces. Le pointage est ici un peu plus délicat, puisque les pièces justificatives sont diverses et que l’on ne peut s’en rapporter à un document unique comme le chéquier pour les débits par chèque.
Lorsque la carte bancaire est l’instrument de paiement favori de l’association, les utilisateurs de la carte doivent en principe conserver leur ticket et si possible l’agrafer à la pièce justificative (facture le plus souvent). Au moment du pointage du relevé bancaire, on reprend alors la pile plus ou moins volumineuse des factures réglées par CB et on vérifie que les débits en compte correspondent bien.
Pour les TIP, TUP et autres prélèvements, il s’agira le plus souvent d’opérations habituelles, voire récurrentes (abonnements divers, loyer, téléphonie, internet) et le pointage en sera facilité.
Les crédits en compte -autres que les remises de chèques- peuvent concerner des virements ou des remises d’espèces. Pour les remises d’espèces, le compte bancaire doit être pointé par rapport au bordereau de remise -nécessairement en la possession des dirigeants- afin de vérifier que le montant remis correspond bien au montant crédité (si cela n’a pas été fait immédiatement au guichet).
Pour les virements occasionnels, le trésorier doit se rapporter à la pièce justificative de l’opération pour vérifier que le montant annoncé correspond bien à ce qui a été enregistré sur le compte bancaire.
Comment traiter les anomalies ?
En principe, une fois ce travail effectué, chaque ligne de votre relevé bancaire doit être pointée. Cela signifie que vous avez « reconnu » chacune des opérations et que vous êtes d’accord avec le montant débité ou crédité par la banque. Toutefois, le pointage décrit ci-dessus peut faire apparaître deux types d’anomalies :
1/Une erreur de montant : dans ce cas, les montants portés sur la pièce justificative et sur le relevé bancaire ne correspondent pas. Il faudra trouver la source de l’erreur pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur de la banque. Le plus souvent, l’erreur est relative à un montant mal indiqué dans le talon de chèque ou une erreur d’addition sur un bordereau de remise. Si l’erreur est du côté de la banque, on enverra une réclamation (en recommandé). Dans l’autre cas, on « corrige » l’erreur sur la pièce, avec une petite mention manuscrite.
2/Une opération étrangère à l’association : après vérification, l’opération figurant sur le relevé bancaire (au crédit ou au débit) ne correspond à aucun événement économique connu de vous ou des autres dirigeants de l’association impliqués dans la fonction financière. Là c’est embêtant et vous avez un problème. Il peut s’agir d’une erreur de la banque (le plus souvent la banque les rectifie d’elle-même), et il vous appartient de signaler cette erreur, même si elle est en votre faveur.
Le suivi du chéquier
Le pointage du relevé bancaire avec les talons de chèques permet également de s’assurer que les chèques émis ont bien été débités. Cette précaution est utile pour les associations dont la trésorerie est un peu tendue et qui fait l’objet d’une gestion « à vue ». En barrant sur le talon les chèques débités, le trésorier peut facilement identifier les chèques émis qui n’ont pas encore été remis à l’encaissement par les bénéficiaires et reconstituer ainsi la trésorerie réelle de l’association (c’est-à-dire une fois débités l’ensemble des chèques émis).
Publié initialement le : 10 novembre 2010