Je remets à la une ce billet Publié initialement le : 23 mars 2020.
Pour les associations et leurs dirigeants, les temps difficiles que nous traversons constituent un peu une « double peine ». Comme tout le monde, on est impacté par la peur ambiante et les mauvaises nouvelles. Mais en plus, l’association dans laquelle on s’investit est mise aux arrêts de rigueur et on se retrouve un peu inutile, privé d’une de ses raisons de vivre…
Pour le dirigeant bénévole, le confinement pourtant ne doit pas entrainer l’isolement et l’oisiveté ; il y a de nombreux moyens pour continuer à fonctionner et mettre à profit cette inactivité forcée.
1/Prendre soin de soi
Je pense qu’il faut commencer par cela. Dans ce moment particulier, chacun doit, d’abord et avant tout, avoir le soin de sa propre sécurité, sécurité personnelle qui conditionne également -on l’a compris maintenant- celle des autres.
Votre association a cessé toute activité impliquant la mise en contact physique des personnes et vous-même -en tant que dirigeant- n’entreprenez rien qui vous conduirait à braver les mesures de confinement. Sauf quelques rares exceptions*, aucune activité associative, aucun projet ne peut se poursuivre à l’heure actuelle, sans faire courir des risques à ses participants et se mettre en contravention avec les dispositions réglementaires.
2/Prendre soin de ses bénévoles, adhérents
On peut se réjouir de voir fleurir partout des initiatives de solidarité et d’entraide (par exemple ici), au profit des seniors, des personnes à risque, des soignants, des actifs indispensables au fonctionnement de notre société. Si votre association réunit des membres, il se trouve forcément parmi eux de ces personnes qui peuvent avoir besoin d’un accompagnement ou d’une aide. Identifiez ces personnes, passez leur un coup de fil pour leur demander de leurs nouvelles, et proposez une aide si nécessaire.
Pour mettre en place l’aide demandée, sollicitez la communauté associative. « Un tel, notre gardien de but attitré, est infirmier dans la vie civile. Il éprouve telle et telle difficulté. Comment notre association peut-elle l’aider concrètement ? Qui est volontaire ? Qui habite à proximité ? »
3/Adaptez le fonctionnement de votre association aux contraintes du confinement
Les entreprises ont mis en place massivement le télétravail (quand elles le pouvaient), avec des outils qui permettent de se réunir virtuellement à plusieurs, d’échanger des documents, etc.
Si votre conseil d’administration ou l’équipe dirigeante éprouve le besoin de continuer à fonctionner, c’est le moment de passer au fonctionnement digital. Les outils pour ce faire sont pléthore. Nous aimons bien Zoom, qui est facile à installer et très intuitif au fonctionnement. Pour ceux qui soutiennent le logiciel libre, il y a Framatalk qui fonctionne plutôt bien. Si aucun de ces outils, ne vous convient, en voici une liste plus complète :
https://jitsi2.linux.it/
https://meet.golem.de/
https://meet.artifaille.fr/
https://meet.tedomum.net
https://visio.colibris-
https://meet.jit.si/
https://tico.chat/powercall
https://talky.io/
https://team.video/
https://jumpch.at/
https://www.gruveo.com/
4/Mettez en ordre les affaires de l’association
Dans une association comme dans toute organisation, certaines taches sont nécessaires sans être indispensables au bon fonctionnement de la structure. C’est -selon les cas- les aspects juridiques et administratifs du fonctionnement interne (classement des documents, tenue à jour des registres), la tenue des comptes et le classement des pièces comptables, la mise à jour du fichier des adhérents et l’édition des bulletins d’adhésion, l’inventaire des stocks…
Toutes ces taches non indispensables sont quelques fois reportées sine die, en se disant qu’on le fera à « moment perdu ». Eh ben voilà, avec le confinement, nous sommes en plein dans un « moment perdu » !
C’est donc une occasion inespérée de s’y mettre : classement, saisie des pièces comptables, mise en place d’un registre des adhérents, régularisation des PV d’assemblée générale, etc.
Si vous manquez d’inspiration, je vous invite à vous procurer mon petit aide-mémoire du dirigeant bénévole qui reprend par le menu détail tous les chapitres de la bonne organisation associative. Si c’est la comptabilité qui appelle un effort, rappelez-vous que dans bon nombre d’associations, elle peut être tenue sur un simple cahier et que pour les autres, il existe de nombreux services en ligne, comme par exemple macompta.fr, que j’utilise actuellement pour certaines de mes associations et qui me donne pleinement satisfaction.
5/Maintenez/développez le réseau de votre association
Dans cette période de chômage forcé, beaucoup de gens (mais pas tous) sont disponibles et s’ennuient. La plupart d’entre nous avons suspendu le cours habituel de notre vie, restons confinés et attendons…
Là encore, il s’agit de mettre à profit ce moment particulier pour faire des choses que vous n’avez pas le temps ou la disponibilité d’esprit de faire habituellement. C’est le moment de revisiter le carnet de contacts de votre association.
Un mail, un coup de fil pour donner des nouvelles (des vôtres et de celles de votre association) et (ré)activer les relations que vous avez négligées depuis des années. Vous avez le temps de discuter (et a priori vos interlocuteurs aussi) : c’est l’occasion de raconter, d’apprendre à se connaitre, d’approfondir, de construire.
6/Commencez à réfléchir à « l’après »
Il est très probable que notre société ne sorte pas indemne (ou au moins inchangée) de ce passage critique. Même si tous les efforts des pouvoirs publics et des corps constitués vont tendre vers un rétablissement le plus rapide possible de la situation antérieure, les gens et les mentalités en sortiront certainement (plus ou moins) profondément changées.
Pour toutes les associations et leurs dirigeants, cela posera une question : « comment continuer à faire association après le covid-19 ? »
Pour certaines associations, l’enjeu sera essentiellement lié à la reprise des activités au plus vite, une fois le confinement levé. Pour d’autres structures, cet épisode posera la question de la résilience de l’organisation face aux événements extrêmes. Pour d’autres structure enfin, la crise actuelle peut être l’occasion d’une réorientation des activités, d’une redéfinition de l’objet statutaire, afin de mieux prendre en compte désormais la très grande fragilité de nos sociétés qui s’est mise à jour.
Ces questions renvoient à la vision que chacun se fait du rôle de son association dans la société : sommes-nous dans quelque chose de superflu, qu’il est possible d’interrompre dès que les circonstances ne sont plus favorables, ou bien portons-nous une mission essentielle qu’il faut chercher à maintenir, coûte que coûte ? La réponse à cette question ne se trouve pas uniquement dans l’objet statutaire et la nature des activités de l’association ; elle est aussi dictée par l’idée que les dirigeants se font de leur mission sociale.
7/[Bonus] Pour celles et ceux dont l’association a cessé depuis longtemps ses activités
C’est le moment de vous débarrasser de cette vieille structure juridique, qui ne sert plus à rien. Renseignez-vous ici sur les formalités simples et rapides qui permettent de dissoudre une association.
Je vous souhaite courage, prudence et résilience dans ce moment difficile. Prenez soi de vous et des vôtres et restez à la maison.
Votre dévoué
Laurent Samuel
*Selon moi peuvent maintenir leurs activités extérieures dans les respect strict des consignes de sécurité les associations caritatives (personnes vulnérables), celles de services à la personne qui s’occupent de personnes vulnérables, les associations d’aide alimentaire, les AMAP. Les associations professionnalisées ou sous statut spécial doivent obéir aux consignes de leurs réseaux et aux dispositions réglementaires applicables à leur activité.