Je vous ai déjà parlé de Google sites, qui permet de constituer facilement un site en ligne pour publier informations et documents.
En créant votre site, vous déterminez qui peut le consulter et restreindre l’accès aux personnes que vous aurez invitées. De cette manière, le site devient une sorte de réseau privé, partagé entre un petit nombre de personnes. Cela s’appelle un intranet.
Une ressource pour la rédaction collective des documents fondamentaux de l’association
Sur l’intranet, les personnes peuvent partager des documents (bibliothèques, liens, fichiers) mais également un calendrier ou une messagerie. Elles disposent également d’outils de publication (blog, forum) pour échanger leurs idées et faire avancer le travail collectif.
Il s’agit d’une ressource idéale pour conduire des chantiers rédactionnels un peu « lourds » dans lesquels plusieurs personnes sont impliquées à des titres différents. Pour ma part, j’utilise un Google sites dans les associations qui rédigent collectivement leur règlement intérieur. L’intranet est également recommandé pour les chantiers éditoriaux scientifiques ou la gestion d’un label par exemple.
Comment organiser un intranet avec Google sites ?
Un site peut être partagé avec des utilisateurs spécifiques ou avec le monde entier. Google Sites permet aux utilisateurs de choisir parmi différents niveaux d’autorisations. Ces options sont : « Propriétaires », « Collaborateurs » et « Lecteurs ». On va ainsi définir QUI accède au site et ce qu’il est autorisé à y faire.
Les propriétaires peuvent :
- inviter d’autres propriétaires, collaborateurs ou lecteurs ;
- modifier les thèmes et la mise en page du site ;
- modifier le nom du site ;
- supprimer le site ;
- accéder aux mêmes fonctions qu’un collaborateur.
Les collaborateurs peuvent :
- créer, modifier, supprimer des pages ;
- déplacer des pages ;
- ajouter des pièces jointes ;
- ajouter des commentaires ;
- ajouter/supprimer des pages au menu de navigation de la barre latérale ;
- s’abonner aux modifications du site et des pages.
Les lecteurs peuvent :
- uniquement consulter les pages.
Dans un deuxième temps, vous pourrez également décider de rendre le site public ; il sera librement accessible à toutes les personnes en ligne.