Vous le savez : je suis à la recherche de l’outil idéal pour organiser l’association. J’en ai posé ici le cahier des charges à propos de quelques outils que je vous ai déjà présenté dans ces colonnes, par exemple Wild Abricot (plutôt tourné vers l’organisation interne et la gestion des adhérents) ou Zimbio (un créateur de portail plutôt orienté sur la communication externe de l’association).
Aujourd’hui, je voudrais vous présenter trois applications Web 2.0 (gratuites) dont vous pouvez avoir l’utilité selon les activités de votre structure et vos besoins organisationnels.
CogMap permet de créer et de mettre en ligne un organigramme. L’application fonctionne sur le principe du wiki. Chaque collaborateur de l’organisation dispose d’une fiche descriptive assez complète ; il manque pourtant la possibilité d’associer une photo (à moins que je sois passé à côté), ce qui permettrait de fabriquer facilement un trombinoscope. Allez voir ici l’organigramme de Microsoft (Vous constaterez en passant que Bill est toujours aux commandes).
Ce service intéressera évidemment les grosses structures qui comptent un grand nombre de collaborateurs, bénévoles et salariés, mais également d’autres types d’associations. Les associations multi-sports pourront par exemple afficher les différentes disciplines pratiquées et pour chacune d’entre elles, les intervenants, responsables, moniteurs, bénévoles. Les associations fédérales peuvent également tirer parti de ce service pour afficher leur organisation décentralisée (ligues régionales ou départementales, associations adhérentes)
BigContacts permet de constituer et partager un carnet d’adresses. Le service est bien pensé puisqu’il associe au carnet d’adresses un calendrier et une to-do list. C’est donc un véritable outil d’organisation du réseau associatif et de management des relations, qui n’a rien à envier à certains logiciels gestionnaires de la relation « client » que les entreprises s’achètent à prix d’or.
Le service est gratuit dans sa version de base qui permet à trois personnes (le noyau des dirigeants ?) de partager un carnet de 500 adresses. Par ailleurs, jusqu’au 30 mars, toutes les versions sont proposées gratuitement.
Bigcontacts intéressera toutes les associations pour lesquelles la constitution et l’entretien d’un réseau sont stratégiques. Je pense par exemple aux associations culturelles qui entretiennent un réseau de personnes-relais pour diffuser le calendrier de leurs activités et en assurer la promotion. Les ONG peuvent également tirer parti du service pour gérer le relationnel avec leurs donateurs de manière rigoureuse et suivie. Les associations fédérales peuvent également constituer le carnet d’adresse de leurs structures adhérentes.
Hormis sa convivialité, l’intérêt de Bigcontacts est de permettre au travers du calendrier/liste des taches une véritable démarche d’organisation collective et de répartition des taches de suivi des contacts, qui dans certaines structures représentent une part importante du travail des dirigeants.
Dernière application sous revue : Webjam signalée sur le blog toujours très bien informé de JF.Ruiz. Webjam est une application gratuite, hypersophistiquée (et pas toujours évidente à prendre en main) qui vous permet de développer en trois coups de cuillère à pot une page perso (de type netvibes ou portanéo), un site communautaire (à l’accès réservé à vos invités) et enfin une portail public (accessible en ligne par tous).
Un éco-environnement à la netvibes vous propose différentes ressources à intégrer. Pour chacun des modules intégrés, vous décidez s’il relève du « personnal », de la « community » ou du « public ».
JF.Ruiz en propose ici un descriptif détaillé ainsi qu’une vidéo de démonstration. J’ai moi-même testé la fonction « portail » ici à propos de mon projet de maison d’édition associative. L’application est gratuite, mais sur les pages publiques, vous afficherez des publicités Adsense au profit de Webjam.
Webjam me paraît particulièrement indiqué pour les dirigeants associatifs déjà rompus aux outils du Web 2.0 qui souhaitent disposer (très) rapidement d’un bouquet de ressources en ligne, page perso, blogs multiples, forums, partage d’image, d’URL et de fils RSS. Un mash-up de Google Map permet également d’afficher une carte et d’y positionner les parties prenantes au projet associatif (adhérents, partenaires, structures affiliées).
Attention : si vous aimez un tout petit peu la technologie, Webjam est complètement addictif.