Nous donnons ici les quelques principes juridiques qui régissent le processus d’adhésion à une association 1901 ; vous pouvez aussi télécharger sur notre site un modèle de bulletin d’adhésion (voir plus bas).
L’association est un contrat régi par la loi de 1901 et le Code Civil ; ainsi l’adhésion requiert le consentement et la capacité des parties au contrat. Par ailleurs, les fondateurs de l’association ont pu réserver les modalités d’adhésion, en prévoyant des conditions à remplir ou bien l’agrément des candidatures par un organe associatif. Enfin, il ne faudra pas oublier les aspects relatifs à la gestion du fichier des membres qui nécessitent de respecter les normes de la CNIL et de la loi de 1978.
Conditions légales
Le consentement de l’adhérent doit être manifeste. Pour cette raison une personne ne peut devenir adhérente sans en avoir fait la demande ; les membres de droit prévus par les statuts doivent également manifester leur accord pour faire partie de l’association.
Le consentement ne doit pas être vicié. L’envoi par la Poste d’une carte de membre non sollicitée avec demande de fonds est répréhensible pénalement.
La capacité juridique de l’adhérent est exigée pour pouvoir devenir membre de l’association, que ce soit les personnes physiques ou les personnes morales (pour les collectivités publiques, voir la circ. 1er minis. n° 2010 du 27 janvier 1975 relative aux rapports entre les collectivités publiques et les associations assurant des tâches d’intérêt général). Le mineur peut donc être adhérent, sauf si l’adhésion entraîne des conséquences pécuniaires significatives. Il peut en principe être également dirigeant, conformément au droit commun du mandat. Toutefois, les textes qui prévoient expressément cette possibilité mentionnent les mineurs âgés de plus de 16 ans (par exemple, associations sportives).
Conditions statutaires
Les membres fondateurs sont libres de constituer un groupement ouvert au plus grand nombre (association ouverte) ou alors réservé à quelques-uns (association fermée). Il est possible et licite de conditionner l’adhésion des membres au respect de conditions bien particulières : âge, diplôme, qualification professionnelle, cooptation, etc… A notre sens, et même si cela ne figure pas dans les statuts, l’association est toujours en droit de refuser un candidat et elle n’a pas à justifier sa décision.
Toutefois, le contentieux des adhésions tend à se développer. Pour cette raison, mais aussi s’ils souhaitent solliciter un agrément administratif-, on aura intérêt à préciser dans les statuts ou le RI les modalités de refus/exclusion des adhérents et à organiser les droits de la défense.
Les demandes d’adhésion devront être présentées de manière formelle en respectant les modalités prévues par les statuts ou, à défaut, une procédure souple proposée par le CA. Dans le silence des statuts, on peut mettre à disposition un modèle de courrier de candidature et procéder à un examen formel des demandes.
Il est d’usage que l’adhésion soit conditionnée par le paiement d’une cotisation, mais ceci n’a rien d’obligatoire aux termes de la loi de 1901. Le cas échéant, le paiement sera accompagné de la signature du bulletin d’adhésion dans lequel le nouvel adhérent reconnaît avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur.
Conserver la preuve de l’adhésion
Pour se ménager la preuve, l’association aura tout intérêt à conserver une souche ou un exemplaire du bulletin indiquant l’année de cotisation et portant la signature du membre.
Le bulletin d’adhésion
On peut télécharger ici notre modèle de bulletin d’adhésion.
Le bulletin se présente sur une feuille A4 ; il doit être découpé en deux parties, l’une à remettre à l’adhérent -comme justificatif de l’acquittement de la cotisation annuelle-, l’autre à conserver par l’association pour la tenue à jour de la liste des adhérents.
Ce bulletin est à modifier si les statuts ne prévoient pas le versement d’une cotisation (ce qui est parfaitement possible sur un plan légal et administratif).
La mention de la loi de 1978 figure à propos du droit de communication et de rectification des données personnelles. Il faut éventuellement prévoir un opt-in si l’association fait habituellement commerce de la liste de ses adhérents.
Le bulletin d’adhésion n’a en soi aucune valeur fiscale. Si l’adhésion donne droit aux avantages de l’article 200 du CGI, il est préférable d’émettre de manière distincte un reçu fiscal conforme au formulaire CERFA 11580.
La signature du nouveau membre en bas du bulletin emporte pleine acceptation des statuts ainsi que du règlement intérieur,confortant ainsi le caractère contractuel de l’adhésion. On peut préciser qu’un exemplaire du règlement intérieur a été remis au nouveau membre au moment de son adhésion.
Le registre des adhérents
Une liste nominative des membres sera tenue à partir des souches des bulletins d’adhésion. Idéalement cette liste est tenue informatiquement, avec l’ensemble des renseignements nécessaires à la gestion de la vie associative.
Un tel fichier ne nécessite pas de déclaration préalable à la CNIL ; il s’agit de la dispense d’agrément n°8 (ancienne norme simplifiée n°23) qui concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre par toute association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 dans le cadre de la gestion administrative de ses membres et donateurs.
Mais attention, en utilisant cette dispense, vous ne pouvez enregistrer que les données relatives à l’identité, l’identité bancaire, vie associative à l’exception des données sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes, les infractions, condamnations ou mesure de justice.
Ces données ne peuvent être conservées au delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire)[…]
Le paiement de la cotisation
Dans la plupart des associations, la qualité de membre est conditionnée par le paiement d’une cotisation annuelle. Les statuts prévoient en général que ne peuvent participer à l’assemblée que les membres à jour de leur cotisation.
Cela permet de régulariser les adhésions au moment de l’AG et de limiter les risques de manipulation de majorité à l’assemblée.
Publié le : 22 août 2009