Le suivi des dépenses et de la banque
Quelle que soit la taille de la structure et l’ampleur des ressources financières mises en œuvre, le premier travail consiste à sécuriser les mouvements de fonds, et notamment les flux qui sortent de l’association (dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires).
Le suivi du compte bancaire et des instruments de paiement doit être la première préoccupation du trésorier qui fera ainsi preuve d’un comportement de « bon père de famille ».
La préparation et l’exécution du budget
Le projet associatif et le but de la structure sont dimensionnés par rapport aux ressources que l’association est capable de mobiliser : il s’agit des ressources financières (cotisations, recettes, subventions ) et des ressources humaines (bénévolat)
Le projet associatif repose sur une certaine aptitude de l’association à collecter des recettes. Cette marge de manœuvre doit être évaluée dans le cadre de la réflexion budgétaire pour projeter le projet dans le futur. Le budget évalue également le coût du fonctionnement de la structure de l’association et celui des actions menées par l’association.
Les relations financières en interne et avec les tiers
La première source de recettes de l’association réside dans les cotisations ou adhésions qu’elle perçoit auprès de ses membres. Dans bon nombre d’associations, il s’agit de la seule recette qui peut couvrir l’ensemble des dépenses.
A cela s’ajoute pour toutes les associations prestataires de services, le prix des services rendus aux usagers de l’association.
Le recouvrement des adhésions et du prix des services rendus doit être une priorité de la fonction financière.
Les demandes de subventions
La collecte de subventions est un sport d’endurance ; ne réussit pas qui veut. Pourtant, après quelques tâtonnements, plusieurs démarches et de nombreux coups de fil, votre association peut maîtriser elle aussi les outils et les techniques du dossier de demande de subventions.
La production et la diffusion de l’information financière
Le fonctionnement financier de l’association est nécessairement transparent. Les dirigeants doivent des comptes à leur adhérents et à tous ceux qui sont impliqués de près ou de loin dans le fonctionnement financier de l’association : dispensateurs de subventions, parrains et mécènes, administrations !
L’information à propos de la situation financière de l’association constitue une « ardente obligation » pour les dirigeants de l’association.
Source : Guide Pratique des Associations Loi de 1901. Editions d’organisation. Rancillac et Samuel, rééd. en cours
Publié initialement le : 4 juin 2007