Dans toutes les associations, la manipulation et la circulation des instruments de paiement devraient faire l’objet de quelques précautions de bon sens. J’en donne 5 6 qui me paraissent fondamentales :
Limiter la détention d’espèces
De trop nombreuses associations (et pas que les plus petites) détiennent une encaisse supérieure à leurs besoins. Lorsque l’association se fait régler en espèces, on doit éviter d’accumuler les billets dans la boite à biscuits. Pour fonctionner de manière sécurisée, il faut procéder à la remise en banque régulière des espèces collectées.
Suivre précisément les chéquiers en circulation
Dans de nombreuses associations, le chéquier est l’unique instrument de paiement. On a alors tendance à multiplier les chéquiers en circulation…et les signatures autorisées. En cas de changement de dirigeant, les chéquiers entamés ne sont pas toujours restitués au nouveau bureau (au cas où la situation deviendrait problématique, nous proposons un petit courrier adapté). La multiplication de formules de chèques en possession d’utilisateurs mal identifiés est une source potentielle de risques. Même lorsque les détenteurs des chéquiers sont des personnes de toute confiance, celles-ci ne sont jamais à l’abri de la perte ou du vol d’un carnet de chèques. Par ailleurs, plus l’utilisation du chéquier est épisodique, plus il sera long de constater sa disparition et de donner l’alerte à la banque.
Faire tenir à jour le carton des signatures
Les associations connaissent quelques fois un turn-over accéléré au niveau des instances dirigeantes. Chaque nouvelle désignation d’un dirigeant habilité à faire fonctionner le compte bancaire fait en général l’objet d’une petite visite à la banque, pour « déposer » sa signature. A cette occasion, il faut bien s’assurer que le banquier supprime la signature des dirigeants non réélus.
Pointer régulièrement le relevé bancaire
Les anomalies, les erreurs, éventuellement les fraudes et les malversations, se traduisent en général par un mouvement débiteur sur le compte bancaire. Pour cette raison, les dirigeants doivent suivre leur compte bancaire, et notamment les débits, de manière attentive. Selon le nombre d’opérations et leur importance, la fréquence du contrôle serait plus ou moins élevée (au minimum une fois par mois). Idéalement, deux personnes seront destinataires des relevés de compte aux fins de contrôle des opérations et du solde. Toutes les banques proposent aujourd’hui des solutions de banque à distance qui permettent d’accéder facilement au compte.
Changer régulièrement les mots de passe
Les associations loi 1901 utilisent maintenant largement les solutions de banque à distance. Chaque changement de dirigeant doit être l’occasion de renouveler les mots de passe et les autorisations pour accéder au compte en ligne.
Article initialement publié le : 3 septembre 2008