Compte tenu des formalités obligatoires en cas de changement du siège et de la nécessaire continuité des activités, le « domicile » de l’association devra bénéficier d’une certaine stabilité. Puisqu’il s’agira de l’adresse postale de l’association, les dirigeants devront pouvoir y relever facilement le courrier.
Lorsque l’association n’est propriétaire d’aucun local, différentes possibilités sont envisageables pour fixer le siège ; la plus courante est le domicile d’un dirigeant.
Au domicile d’un dirigeant
La fixation du siège au domicile d’un dirigeant ou d’un bénévole est dans la plupart des cas une bonne solution.
Lorsque le dirigeant est locataire, rien ne permet en principe (sauf à ce que l’interdiction figure en toutes lettres dans le bail) au propriétaire du logement de s’opposer à cette domiciliation, mais il faut se souvenir que celle-ci ne permet que la réception du courrier et les réunions périodiques des dirigeants. Le propriétaire peut s’opposer en revanche à la demande d’inscription de la raison sociale de l’association sur la boite aux lettres ; dans cas cas, l’adresse de l’association doit être libellée en précisant « association MachinChose, chez Monsieur ou Madame X ». Cette précaution est particulièrement importante pour la Préfecture qui adressera expédiera à l’adresse indiquée les récépissés de formalités et pour la banque qui adressera les relevés de comptes.
Si l’association conduit des activités impliquant la réception du public (y compris s’il s’agit seulement des adhérents de l’association), ces activités doivent être conduites dans un local approprié.
En général, on domicilie l’association chez son Président mais n’importe quel dirigeant ou même un simple bénévole peut accueillir le siège associatif.
Sur le plan formel, l’occupant (propriétaire ou locataire) doit rédiger une attestation de domiciliation ; certaines préfectures exigent une copie de cette attestation de domiciliation pour enregistrer la création de l’association.
Certaines associations pratiquent le changement régulier de leurs dirigeants dans une souci de gouvernance démocratique. Dans ce cas, la domiciliation au domicile du Président oblige à faire régulièrement une nouvelle déclaration en préfecture. Pour ces associations, on prendra bien soin de ne pas préciser dans les statuts l’adresse postale de l’association, cela évitera de tenir une assemblée générale extraordinaire pour entériner la modification statutaire.
La domiciliation en mairie
Il arrive que les municipalités donnent aux associations la possibilité de se domicilier « en mairie» ou à la maison des associations, si la commune en possède une. Il s’agit d’une solution intéressante, notamment si l’association exerce son activité dans des locaux municipaux.
Cependant, le maire n’a aucune obligation d’accéder à la demande de l’association.
Pour justifier de sa domiciliation, l’association devrait en principe obtenir une délibération du Conseil Municipal. Une décision du seul maire ou de ses services techniques autorisant la domiciliation pourrait être entachée d’illégalité, car c’est le Conseil Municipal qui est le seul administrateur des propriétés de la commune. Dans la pratique, cette délibération reste encore difficile à obtenir.
La domiciliation commerciale
Des entreprises de service proposent des contrats « de domiciliation commerciale ». Contre rémunération, elles vous donnent la possibilité de fixer le siège et l’adresse postale de votre association dans leurs locaux (il s’agit quelques fois d’adresses prestigieuses). Selon le service proposé, on peut disposer d’un service de transmission du courrier, de locations ponctuelles de locaux, voire de services administratifs (secrétariat, etc).
A défaut d’autres solutions praticables, on adoptera cette formule qui a l’inconvénient majeur de coûter une redevance mensuelle.