Nous avons déjà consacré quelques dizaines d’articles sur ce blog au fameux règlement intérieur, ce document facultatif qui peut compléter les statuts mais sans jamais leur être contraire. On pense souvent que l’adoption d’un règlement intérieur est réservée aux moyennes et « grosses » associations dont le fonctionnement plus lourd et complexe doit être entouré de précautions particulières.
Il est vrai que de plus en plus souvent les dispensateurs de subventions et les organismes de tutelle « demandent » un règlement intérieur comme gage de la bonne gouvernance à l’intérieur de l’association. Cependant, il serait dommage de réserver cette pratique aux grosses institutions, car, dès lors qu’il est prévu aux statuts, le règlement peut être utile dans toutes les structures, chaque fois que les lacunes des statuts sont susceptibles de poser problème.
Dans la pratique, on constate que la plupart des statuts sont défaillants sur un certain nombre de questions, toujours les mêmes, qui peuvent être source de problèmes, de contestations, voire de conflits dans le fonctionnement quotidien.
Les statuts prévoient une cotisation annuelle mais …
Il n’est pas indiqué s’il s’agit de l’année civile, sportive, scolaire. Dans cette situation floue, il existe toujours un doute sur les modalités d’appel de la cotisation (au mois de septembre ou au moins de janvier) et sur l’identité des membres qui sont à convoquer lors de l’assemblée générale.
Le règlement intérieur peut préciser cet article des statuts en indiquant à quelle date précisément la cotisation est exigible et en prévoyant les modalités de relance des membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation, en vue de participer aux activités ou à l’assemblée annuelle.
Les statuts prévoient la possibilité d’exclure un adhérent mais ..
Rien n’est indiqué à propos de la procédure à suivre pour sanctionner ou exclure les membres de l’association. Nous avons déjà attiré l’attention de nos lecteurs sur la nécessité de prévoir une procédure disciplinaire respectant les droits élémentaires de la défense. A défaut de donner au membre sanctionné ou exclu certaines garanties, l’association risque de voir sa responsabilité mise en cause ; elle peut être condamnée à accepter la réintégration de la personne exclue, voire lui verser des dommages-intérêts s’il existe un préjudice.
Le règlement intérieur est idéal pour compléter des statuts qui prévoient la possibilité de sanctionner ou d’exclure un membre, mais sans indiquer de quelle manière. La procédure disciplinaire peut y être décrite par le menu détail, avec l’énoncé des garanties et des recours dont dispose la personne sanctionnée.
Les statuts prévoient un bureau et un conseil d’administration mais
Rien n’est dit à propos du fonctionnement de ces organes de direction. Périodicités de réunions, règles de délibérations et de vote, tenue des procès-verbaux : tous ces aspects peuvent être librement précisés dans un règlement intérieur.
Attention toutefois à ne pas entrer en contradiction avec les statuts en prévoyant par exemple que l’absence répétée d’un administrateur aux séances du conseil entraine la déchéance de son mandat. Une telle clause doit figurer dans les statuts pour être valable et ne saurait être introduite par la biais du règlement intérieur.
Les statuts ne prévoient pas les modalités de remboursement des frais
Certains statuts prévoient la possibilité pour les membres de se faire rembourser les frais exposés pour le compte de l’association, mais il est très rare que les modalités de ces remboursements soient détaillées (ce qui paraît d’ailleurs normal, les statuts n’étant pas destinés à « entrer dans le détail » du fonctionnement).
L’absence de cadre précis pour procéder au remboursement des frais peut être une source de dérive ; elle s’analyse comme une entorse à l’exigence de transparence financière qui s’impose à toutes les associations fonctionnant avec un budget un tant soit peu significatif. Le flou sur le remboursement des frais peut également mettre le trésorier (ou la personne chargée de cette tache) dans des situations embarrassantes, lorsque des dépenses manifestement injustifiées (par leur nature ou leur montant) lui sont soumises pour remboursement. Enfin, il peut exister un risque fiscal, si les dépenses exposées ont donné lieu à l’émission par l’association d’un certificat de renonciation au remboursement de la part du bénévole.
Le règlement intérieur précisera les conditions de forme (délai de la demande, justificatifs de la dépense, formulaire de demande de remboursement, visa d’un dirigeant) et de fond (nature et montant de la dépense) à remplir en vue d’obtenir le remboursement. Le règlement pourra également prévoir comment sont contrôlées les demandes de remboursement présentées par les dirigeants (contrôle mutuel des frais entre dirigeants).
Les statuts ne prévoient pas les modalités de tenue des assemblées générales
Il s’agit là certainement de la lacune la plus gênante, car l’absence de protocole établi pour la convocation et la tenue des AG crée une situation d’insécurité juridique qui peut être préjudiciable à l’association sur plusieurs plans. A défaut de précisions statutaires et de règlement intérieur, les principes généraux du droit s’appliquent en cas de contestation. Or ces principes sont eux-mêmes assez flous ; ils sont mis en œuvre par les juges du fond qui décident souverainement si le déroulement d’un AG est acceptable ou pas. L’aléa est donc important.
Autre conséquence du flou artistique à propos des AG, l’association peut voir sa demande d’agrément administratif rejetée, l’administration estimant que l’imprécision des statuts prive le fonctionnement associatif du caractère démocratique indispensable à la délivrance de l’agrément.
Le règlement intérieur pourra préciser les modalités de convocation et d’établissement de l’ordre du jour de l’assemblée, ainsi que les règles de vote et le processus électoral pour la désignation des dirigeants. On prendra garde toutefois à ce que ce texte n’ajoute aucune restriction ou conditions à ce qui est stipulé dans les statuts.
Pour mettre en place un règlement intérieur dans votre association, nous vous donnons ici quelques conseils. Si vous souhaitez vous appuyer sur un modèle, nous vous proposons deux documents.
Un modèle gratuit contenant les principales dispositions
[wpdm_file id=20]Un modèle développé recouvrant l’ensemble des aspects du fonctionnement
Ce modèle à adapter à vos statuts qui palliera utilement toutes les lacunes des statuts et organisera un fonctionnement financier transparent et sécurisé. Ce modèle convient notamment à des associations plus importantes ou sollicitant un agrément administratif
