Edit : 24/07/2015 L’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 a supprimé pour toutes les associations l’obligation de tenir un registre spécial

Obligatoire pour toutes les associations

La loi de 1901 définit dans son article l’obligation pour toutes les associations de détenir à leur siège un registre coté et paraphé, reprenant les principales indications communiquées à la préfecture à propos des statuts et des dirigeants de l’association.

Article 5 de la loi du 1er juillet 1901
[…]Les modifications et changements seront en outre consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande.

Toutes les associations et les congrégation religieuses sont tenues de se plier à cette formalité. On doit prévoir un cahier à cet effet dans lequel les mentions sont transcrites à la main, afin de leur conférer une valeur probante incontestable. Tout cela n’est pas très pratique -il faut bien le reconnaître- à l’heure d’internet et de l’impression numérique, sed lex.

Article 6 du décret du 16 aout 1901
Les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association déclarée ; les dates des récépissés relatifs aux modifications et changements sont mentionnées au registre.

Une exigence de la loi de 1901

Quand on parle du registre spécial de l’article de la loi de 1901 (y compris à des dirigeants associatifs), les gens vous regardent en rigolant. La plupart ignorent de quoi vous parlez et quelques rares initiés évoquent un vague « truc » que « personne ne fait », « qui sert à rien ». Il est vrai que les textes légaux  sont peu précis, que le fameux cahier aux pages numérotées « coute un bras » dans quelques rares papeteries spécialisées et que la manière de le tenir à jour reste assez ésotérique., notamment la pratique du collage de feuilles volantes.

Regardez ici le résultat de notre petit sondage, réalisé sur ce blog (il est éloquent) :

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Vous-même dans votre association (qui n’avez peut-être jamais mis en place le fameux registre spécial), vous vous demandez ce que vous risquez réellement. Pour être tout à fait franc, nous pensons que vous ne risquez pas grand-chose.

Peu de contrôles dans la pratique

Sur le papier, l’inobservation des règles concernant le registre spécial peut entraîner des sanctions plutôt graves. Mais comme souvent dans notre système, la loi édicte obligations et sanctions mais -dans la pratique-, tout cela est bien peu appliqué. Il n’existe à ma connaissance aucune jurisprudence un peu significative à propos du registre spécial, signe que la chose préoccupe peu la justice et les pouvoirs publics.

Concrètement, assez peu de fonctionnaires connaissent cette obligation du registre spécial. Lorsque l’administration déclenche un contrôle, les vérifications portent plutôt sur la comptabilité, le respect des conditions d’un agrément ou l’utilisation des fonds publics ; on a tendance à oublier le registre spécial.

5 bonnes raisons de tenir son registre

Pourtant il existe de nombreuses bonnes raisons de tenir un registre spécial. Si vous êtes dirigeant associatif, vous ne pouvez pas ignorer cette obligation fondamentale.

Dans certains contextes (difficultés financières), il incombe aux dirigeants de respecter loi et réglementation en vigueur dans le menu détail .

Une lourde responsabilité pour les dirigeants

L’obligation de tenir un registre spécial est lourdement sanctionnée par la loi de 1901,  sur le plan civil  ( article 7), qui prévoit que « la dissolution judiciaire peut être prononcée à la requête de tout intéressé ou du ministère public pour défaut de consignation des changements et modifications sur le registre spécial ».

 

Une sanction pénale (art. 8) est également prévue par le code pénal (art. 131-13 ) : une amende de 1500 € doublée en cas de récidive ; elle vaut pour l’absence de registre spécial, sa tenue irrégulière et sa non production aux autorités administratives et judiciaires.

Associations agrées ou bénéficiaires de subventions publiques

Si votre association bénéficie d’un agrément ou de subventions publiques, qu’elle émet des reçus fiscaux, la probabilité d’avoir un jour à présenter le fameux registre est loin d’être négligeable. En cas de contrôle administratif, le non-respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la suppression, de l’aide financière accordée par les pouvoirs publics ou son non-renouvellement. (JO asso. nat.  P 3839, réponse ministérielle du 12 mai 1979).

Associations en difficultés

Si vous êtes dirigeant d’une association gestionnaire, employant un effectif salarié et que votre association éprouve des difficultés financières (elle est susceptible de « déposer le bilan »), mieux vaudrait avoir  le fameux « registre » sous la main. A défaut d’autres éléments, il attestera que vous avez bien rempli cette obligation essentielle qui incombe à tout dirigeant.

Si vous n’êtes pas en mesure de présenter le registre, il faudra compter sur le bienveillance des juges pour vous laisser régulariser votre situation. Ce n’est pas dramatique mais c’est un mauvais point pour votre dossier.

Successions conflictuelles des dirigeants

Dans certaines associations, la succession des dirigeants tourne au conflit. Lorsque la sécurité juridique de l’association devient problématique, il faut être en mesure de déterminer avec certitude qui sont les dirigeants de droit et légitimes de l’association. Les formalités en préfecture sont obligatoires et constituent pour les tiers la principale garantie. Cependant, après chaque formalité en préfecture,  il appartient aux dirigeants de transcrire les changements dans le cahier prévu à cet effet.

Une régularisation facile

Dans la pratique, l’obligation de transcrire les mentions de manière manuscrite constitue un frein indéniable. De nombreux dirigeants refusent de s’emparer de la question du registre spécial, parce que les choses apparaissent compliquées et peu claires. On se demande comment régulariser l’absence de registre dans les associations anciennes.

Au moment de la création de l’association ou lors de toutes prise de fonctions, les dirigeants qui constatent l’absence de registre peuvent facilement régulariser la situation de leur association. Il suffit de constater la carence des précédents dirigeants et de porter les mentions du dernier récépissé de la préfecture.

Il est de la responsabilité de tout dirigeant associatif d’ouvrir un cahier coté et paraphé et d’y reporter les principales mentions statutaires ainsi que la composition de l’équipe dirigeante.

Une formalité simple et accessible

On fait un mauvais procès au registre spécial. Sous prétexte que nous sommes à l’heure de l’impression numérique, les gens rechignent à recopier de leur main quelques lignes dans un cahier. Or on sait que la pratique consistant à coller des feuilles dans un cahier n’est pas acceptable sur un plan juridique. Certains se contentent d’archiver les procès-verbaux des organes délibérants, en croyant ainsi répondre  aux exigences légales.

Nous militons pour une décrispation à propos du registre spécial des associations et la remise en force de cette formalité qui pourrait contribuer utilement à la sécurité juridique des petites structures associatives.

Nous estimons qu’il est possible de tenir de manière simple et économique un document parfaitement probant et conforme aux exigences de la loi ; un simple cahier d’écolier permet de se mettre en règle avec la loi.

Pour quelques euros, les Editions Associatives proposent des solutions en ligne pour tenir un registre sécurisé et aider les associations et leurs dirigeants à mettre en œuvre un document parfaitement probant.