Dans de nombreuses petites ou moyennes structures régies par la loi de 1901, le changement de l’équipe dirigeante (en tout ou partie) est quelques fois vécu douloureusement. Certaines successions sont conflictuelles, d’autres semblent mieux se passer, mais, en réalité, la transmission des pouvoirs s’est faite a minima, entrainant une perte de substance de l’association. C’est toujours ce même dossier de l’insécurité juridique des petites et moyennes structures.
Un certain nombre de documents sont fondamentaux pour le fonctionnement associatif parce qu’ils sont rendus obligatoire par la loi (registre spécial, contrats de travail, etc) ou parce qu’ils conditionnent le bon fonctionnement de la structure (comptabilité, instruments bancaires).
Ces documents sont la propriété de la personne morale et les dirigeants n’en sont que les détenteurs précaires. Dès que prend fin le mandat du dirigeant, la détention de ces documents n’est plus légitime et il doit les restituer aux dirigeants de droit dans les plus brefs délais. Entre parenthèses, nous avons traité dans ces colonnes le cas (malheureusement pas si rare) où la situation devient conflictuelle, les anciens dirigeants refusant de restituer les documents de l’association.
Dans cet article, nous nous situerons plus en amont, envisageant le déroulement « normal » d’une passation de pouvoirs entre anciens et nouveaux dirigeants.
Quels documents transmettre ?
Lors d’un changement de dirigeants, il n’est pas inutile de dresser la liste de ces documents fondamentaux (elle sera propre à chaque association) pour s’assurer qu’ils sont bien tous présents dans l’association et que les nouveaux mandataires en ont pris possession.
- registre spécial
- procès-verbaux assemblées et ca
- comptabilité si obligatoire
- registre des adhérents
- liste des comptes ouverts dans des établissements bancaires
- chéquier et carte bancaire
- convention de subvention
- contrats de travail
Donner décharge aux anciens dirigeants
L’établissement d’une liste des documents remis par les anciens dirigeants pourra être l’occasion de leur donner décharge, ce qui rassurant pour les « partants ». La signature d’un procès-verbal de transmission des pièces et documents de l’association dégage leur responsabilité (en ce qui concerne les documents remis) et permet de cerner d’éventuelles lacunes de manière précise, ce qui évitera « que soit par la suite inventée n’importe quelle histoire ».
La lettre sera signée par les deux parties, -remettant et recevant-, le cas échéant, en présence d’un huissier (compter entre 150 et 250 euros pour faire constater la remise des documents). Si certains document sont manquants, de manière définitive ou provisoire, ces lacunes sont signalées dans le procès-verbal, le remettant pouvant déclarer qu’il n’existait pas à sa prise de fonction de tel document.
Nous donnerons prochainement un modèle de procès-verbal de remise des documents à télécharger.