De : sandy
Groupe : Animer une association 1901
Forum : Gestion financière
Sujet : Passation de comptes après changement de dirigeants
Message :
Bonsoir,
Je viens d’être élue trésorière au sein d’une association. La présidente était la seule à détenir le livre de comptes et les chéquiers car elle refusait de les transmettre à l’ancienne trésorière et donc gérait à son bon gré les dépenses de l’association.
Cette présidente vient de donner sa démission et nous avons récupéré les documents par l’intermédiaire d’une tierce personne. De ce fait, aucune vérification des comptes n’a pu être effectuée ; nous n’avons pas de bilan financier et de PV de clôture des comptes. Est-il encore temps de lui adresser un courrier en RAR pour lui demander la vérification en présence du bureau ? Quelle solution avons-nous ? Quelle est notre responsabilité ? (sachant qu’à priori, il y a très peu de justificatifs de dépenses ; que le solde du compte en banque nous parait anormalement bas….)
Je vous remercie par avance pour vos réponses, nous en avons énormément
besoin !!!!Cordiales salutations
Quelles obligations pour les dirigeants démissionnaires ?
La question posée par Sandy est bien la suivante : les dirigeants bénévoles quittant leurs fonctions sont-ils tenus de restituer certains documents ? Les nouveaux dirigeants peuvent-ils être tenus pour responsables des errements antérieurs à leur nomination ?
Pour y répondre complètement, il faut distinguer parmi les obligations qui pèsent sur les dirigeants associatifs celles qui résultent de la loi, qu’elles soient sanctionnées ou pas. Ensuite, il faut envisager que les statuts peuvent mettre à la charge des dirigeants certaines obligations comme de tenir une comptabilité ou d’enregistrer par écrit les procès-verbaux des séances du CA. Pour toutes personnes qui a dirigé une association,
il existe aussi une obligation non écrite, mais bien réelle, de ne pas nuire au bon fonctionnement de la structure, une fois que son mandat a pris fin. Cette obligation est sanctionnée par la mise en jeu de la responsabilité civile personnelle de l’ancien bénévole.
En revanche, ce n’est pas sur les anciens dirigeants mais sur ceux qui les remplacent que pèse l’obligation d’effectuer auprès de la préfecture les formalités obligatoires. Toutefois, si les nouveaux dirigeants s’avèrent négligents, il est tout à fait possible pour les « sortants » de procéder par eux-mêmes aux formalités déclaratives.
Obligations légales
Nous ne reviendrons pas trop longuement sur l’obligation de tenir au siège associatif un registre spécial, qui doit en principe être remis aux nouveaux dirigeants. Tout le monde sait que cette obligation n’est pas vraiment sanctionnée, mais est-ce une raison ? A vous de voir.
Lorsque l’association ne dispose pas de registre au moment de la passation des pouvoirs, les nouveaux dirigeants auront tout intérêt à rédiger avec les démissionnaires un constat de carence signé par toutes les parties.
Obligations statutaires
Lorsque les statuts font obligation à l’association de tenir des comptes ou de présenter en assemblée générale un « bilan », les dirigeants démissionnaires doivent transmettre les documents attestant que ces obligations ont bien été respectées, au moins pendant la période où ils étaient « aux commandes ». Il s’agira des comptes, sous quelques forme que ce soit, et des procès-verbaux d’assemblée générale d’approbation. Il faut savoir qu’en principe, il n’y a pas d’exigence de forme particulière. Ces documents de synthèse doivent être accompagnés des pièces justificatives (talon de chèques, relevés bancaires, factures, état de présence).
Tous ces documents doivent en principe être conservés au siège de l’association. Si le siège était fixé au domicile des anciens dirigeants, ceux-ci ne peuvent arguer de ce fait pour s’opposer à la restitution des pièces.
Lorsqu’un bénévole quitte ses fonctions dirigeantes, il paraît délicat qu’il continue à héberger le siège associatif. La passation des pouvoirs doit de préférence s’accompagner d’un transfert du siège de l’association ainsi que de l’ensemble de sa documentation. De la même manière, on pourra effectuer entre anciens et nouveaux dirigeants un inventaire de la documentation transmise -si nécessaire en présence d’huissier- et faire constater la carence des documents prescrits.
Si cette restitution des documents par les anciens dirigeants posait problème, on trouvera ici un modèle de courrier de mise en demeure.
Obligation générale de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’association
Il existe pour les dirigeants associatifs une obligation générale de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’association dont ils sont les mandataires (c’est la moindre des choses). Cette obligation est sanctionnée par la responsabilité civile des personnes. Elle concernerait par exemple des dirigeants démissionnaires refusant de restituer les instruments bancaires nécessaires au bon fonctionnement de l’association, de communiquer la liste des adhérents ou le carnet des adhésions ou les registres juridiques tenus par ses prédécesseurs. les juges n’hésitent pas à condamner les dirigeants dont la négligence et l’obstination créent un préjudice à l’association.
En voir plus à propos de cette source de responsabilité pour une démission intempestive.
Edit : article publié initialement le 17 janvier 2011 à 16 h 14 min