Guide pratique à l’usage des dispensateurs de subventions

Quelle est la check-list à vérifier au moment d’instruire une demande de subvention ? Comment procéder avec méthode pour respecter les exigences liées à la distribution de fonds publics tout en inscrivant la relation association-Etat dans une véritable perspective de partenariat au service de l’intérêt général ? Voilà des questions qui sont récurrentes au sein de l’administration française.

Je vous propose ici une petite synthèse des réflexions conduites dans les différents stages que j’anime à Paris ou en région.

Trois phases doivent être distinguées autour de la décision d’octroyer la subvention.
• La préparation de la décision et l’examen du dossier
• La prise de décision par elle-même, avec notamment ses conséquences sur le plan des engagements financiers de l’Etat et la mise en place d’une convention,
• Le suivi du projet et de l’association financée, comprenant évaluation et contrôle.

Il faudrait évoquer également le contentieux des subventions ainsi que les aspects spécifiquement comptables.

Dans la phase d’amont, la préparation de la décision et l’examen du dossier, quelques points-clés sont à respecter : la décision de l’administration doit être fondée tant sur le plan légal que de l’opportunité. Les services dispensateurs doivent s’assurer que les activités réelles de l’association financée ne relèvent pas d’une quelconque interdiction (activités politiques ou cultuelles, syndicat, etc). Il faut également vérifier que l’association bénéficiaire est viable et que sur le plan financier, le chantier envisagé ne risque pas de mettre en péril la structure.

La décision de subventionner telles ou telles association doit respecter un double contexte de légalité et d’opportunité.

Le contexte légal de l’octroi des subventions publiques obéit à quelques principes rigoureux posés par le Conseil d’Etat. Il s’agit d’éviter la confusion entre la subvention, la marché public ou la délégation de service qui obéissent chacun à un régime juridique strict et particulier.

Ensuite se pose la question de l’opportunité de la subvention demandée. Face à chaque demande de subvention, la décision du fonctionnaire doit privilégier l’intérêt général. Le travail d’instruction des demandes est donc une occasion permanente de formuler la politique publique et de faire partager aux parties prenantes des objectifs concrets. L’administration doit être en mesure de formuler clairement le contrat de partenariat proposé aux acteurs de terrain et les objectifs qu’elle cherche à atteindre. Cela sera mesuré notamment à travers la qualité des conventions proposées.

Pour instruire la demande, il est également nécessaire de faire une place aux apports de l’analyse financière. Ils doivent permettre de déterminer si la structure financière de l’association est apte à supporter le poids du projet. L’analyse des comptes de l’association candidate permet également de déterminer ses marges de manoeuvre financières et d’évaluer la faisabilité du projet de ce point de vue.