Edit : 24/07/2015 L’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 a supprimé pour toutes les associations l’obligation de tenir un registre spécial
Je vous ai souvent parlé de ce fameux registre spécial que les associations loi 1901 doivent obligatoirement détenir à leur siège et renseigner en parallèle aux formalités effectuées en préfecture (Les Editions Associatives, éditeur de ce blog, diffusent ici un petit cahier prêt à l’emploi pour aider chacun à tenir son registre).
Dans un précédent billet, je plaidais pour une remise au goût du jour de cette obligation, finalement peu contraignante, mais susceptible de procurer à l’association certains bénéfices en matière de sécurité juridique et de transparence.
Il semble que j’ai été entendu par les pouvoirs publics puisqu’une récente réponse ministérielle développe un argumentaire similaire au mien et ouvre d’intéressantes perspectives à ce petit document administratif.
Le registre spécial, un outil de la sécurité juridique et de la transparence
Permettez-moi de citer un paragraphe de ce billet publié en août 2010.
[message_box]Le registre spécial pourrait contribuer à la sécurité juridique du monde associatif
A bien y réfléchir, les informations portées au registre spécial (et qui sont ni plus ni moins que celles accessibles au public à la préfecture du siège de l’association) sont des informations fondamentales pour assurer la sécurité juridique de la structure, de ses dirigeants et de toutes les parties prenantes au projet associatif (notamment les adhérents et les pouvoirs publics).
Identité des personnes en charge de l’administration et de la gestion, siège géographique de l’association, modifications intervenues dans ses documents fondamentaux, patrimoine immobilier ; voilà autant d’éléments constituant l’état-civil de l’association que les tiers ont besoin de connaître facilement et de manière assurée.
Trop souvent, les associations et leurs partenaires souffrent d’une certaine insécurité juridique (mes amis banquiers verront tout de suite de quoi je parle). Qui sont les « vrais » dirigeants de l’association, où celle-ci a-t-elle son siège officiel, les statuts diffusés sont-ils à jour des dernières modifications décidées en AG ? Dans un certain nombre de cas, ces questions sont cruciales.[/message_box]
La réponse ministérielle du 27/09/2011
A la manière de Loi1901, je ne résiste pas au plaisir de vous livrer la quasi-intégralité de la réponse du ministre à la question d’un parlementaire, Madame Muriel Marland-Militello, Député des Alpes-Maritimes. (JO du 27/09/2011, page 10359)
[message_box]L’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 ainsi que les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901 pris pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association précisent qu’un registre spécifique est tenu au siège de toute association déclarée.
Ce registre spécial contient les statuts de l’association, les récépissés de déclaration et les modifications des statuts, les modifications dans l’administration ou la direction de l’association et les acquisitions et aliénations de patrimoine immobilier de l’association.
Toutes les pages de ce registre sont numérotées, paraphées, reliées et non détachables. Il est, par ailleurs, coté par première et par dernière, tenu à la main dans l’ordre chronologique.
Le registre spécial permet, en tant que de besoin, aux autorités administratives ou judiciaires et éventuellement aux adhérents, de prendre connaissance du suivi des événements statutaires de l’association dans le temps. La déclaration des modifications permet aux tiers de vérifier, au moment où ils rentrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association, que la personne physique qui la représente est celle qui est effectivement mandatée.
Ces éléments constitutifs de l’état civil de l’association permettent d’assurer la traçabilité des décisions et doivent être disponibles durant toute la vie de l’association. Ils peuvent également constituer des éléments pertinents lors de prise de décisions au sein de la structure. Il paraît donc difficile de supprimer cette obligation sans nuire à la transparence du fonctionnement de l’association et à la sécurité juridique des actes de l’organisme.[…][/message_box]
Les gras et italique sont de mon fait.
L’obligation de tenir registre confirmée et précisée
La réponse ministérielle reprend les éléments de la loi de 1901 et de son décret d’application (consulter ces sources juridiques). Le registre doit être tenu sur un cahier dont les pages sont numérotées, paraphées, reliées et non détachables. Le dirigeant doit de surcroit apposer sa signature sur les première et dernière pages du registre. Tout cela figurait déjà dans les textes.
En revanche, une précision de taille est apportée : le registre doit être tenu « à la main ». Cet aspect avait déjà été déduit par la doctrine des textes qui exigent un registre « sans rature, ni surcharge ». les spécialistes laissaient donc entendre que la tenue d’un registre informatisé (au traitement de texte) ne permettait pas de garantir la conformité juridique du document et son caractère probant. Voilà au moins un doute qui est levé.
On remarque que le rédacteur de la réponse se prend malgré tout un peu les pieds dans le tapis quand il annonce que le registre contient les statuts. C’est inexact : le registre reprend les mentions obligatoires des statuts (dénomination, siège et objet) mais pas leur texte intégral. Bon, pas grave, mais attention la prochaine fois, hein ! 😉
Une avancée significative en matière de transparence
Là où la réponse ministérielle innove fortement et va à mon avis dans le bon sens, c’est quand elle précise « Le registre spécial permet, en tant que de besoin, aux autorités administratives ou judiciaires et éventuellement aux adhérents, de prendre connaissance du suivi des événements statutaires de l’association dans le temps ».
Cette possibilité donnée aux adhérents de consulter le registre n’existe pas dans les textes fondateurs qui destinent la consultation du document uniquement aux autorités administratives et judiciaires.
Certes, la réponse ministérielle est une source dont la place est modeste dans la hiérarchie des normes juridiques. Toutefois, l’ouverture est intéressante. En donnant aux adhérents la possibilité de consulter le registre et de vérifier qu’il est bien à jour des formalités obligatoires en préfecture, on organise un mode de régulation interne tout à fait efficace. Fort de la possibilité de consulter le registre, les adhérents pourront plus facilement vérifier qu’ils ont bien à faire aux dirigeants de droit de l’association et que ceux-ci se sont montré diligents dans l’accomplissement des différentes formalités obligatoires.
Dirigeants négligents, attention l’étau se resserre !
Nous avons déjà souligné sur ce blog à quel point la négligence (involontaire ou pas) des dirigeants dans l’accomplissement des formalités en préfecture était une source d’insécurité juridique pour l’association et ses partenaires (le banquier notamment).
Dans ces associations à la gouvernance défectueuse, la réponse ministérielle apporte désormais aux adhérents un nouvel instrument de régulation. Je vous prépare dès aujourd’hui un petit modèle de courrier à envoyer en LR + AR aux dirigeants négligents pour les inciter à régulariser la situation de leur association.
Stay tuned !