Depuis plus de 10 ans que je tourne dans les administrations pour « prêcher la bonne parole » du partenariat avec les associations, je finis par avoir une idée assez précise des attentes de tous ces services administratifs qui sont en charge des subventions aux associations.
On pourrait faire une petite synthèse de tout cela et intituler pompeusement l’ensemble : Guide des bonnes pratiques du partenariat « association-pouvoirs publics ».
Je vois 6 domaines dans lesquels l’association doit faire preuve d’efficacité, si elle revendique une relation privilégiée avec les services de l’Etat et des collectivités :
L’association est d’intérêt général
Depuis que les textes ont fort à propos défini la notion d’association d’intérêt général pour le tronc commun de l’agrément administratif, il paraît indispensable d’intégrer ces quelques exigences de bon sens au profil-type de l’association partenaire des pouvoirs publics.
L’association bénéficiant de subventions devrait conduire des projets d’intérêt général, être ouverte à tous et assurer le fonctionnement démocratique de ses instances. Ses dirigeants seront bénévoles au sens de la réglementation fiscale et elle s’interdira (sauf à titre accessoire) de conduire des activités lucratives.
Même si ces critères n’ont pour l’instant rien d’obligatoire dans le dispositif d’octroi des subventions, on peut penser qu’ils deviendront un jour un passage obligé pour les associations partenaires des pouvoirs publics. Plus de détail sur cette notion d’intérêt général ici.
L’association collabore avec l’administration dans un cadre juridique sécurisé
Subventions, commande publique ou délégation de service : il faut choisir. Toute collaboration entre une association et un service administratif doit se situer sans ambigüité dans l’un de ces trois cadres réglementaires.
La subvention concerne tous les projets qu’une association peut initier au service de l’intérêt général, en demandant l’appui financier des pouvoirs publics. Ce partenariat avec l’administration doit nécessairement prendre la forme d’un écrit, la convention d’objectifs, y compris en dessous du seuil obligatoire de 23.000 euros. Depuis la circulaire Fillon, nous disposons d’un nouveau modèle pour la rédaction de ces conventions. Cette convention doit également être compatible avec les exigences du droit communautaire.
L’association évalue et justifie sa participation aux politiques publiques
L’exécution de l’action subventionnée et la réalisation du budget prévisionnel font l’objet d’un rapport documenté et honnête, faisant ressortir la réalité de l’action subventionnée, avec ses points forts et faibles. L’association explique et justifie les écarts constatés avec son budget prévisionnel.
Les indicateurs de suivi et d’évaluation des actions figurent dans un document écrit. Ils ont été choisis d’un commun accord avec l’association et sont construits sur des mesures statistiques objectives et facilement vérifiables. L’association ménage à l’administration tout moyen de vérification et de contrôle de la réalité des indicateurs.
Le compte-rendu financier conforme à l’arrêté du 24 mai 2005 ainsi que son annexe (fiche 6-2 du dossier COSA, Annexe II au compte-rendu financier – bilan qualitatif de l’action) sont communiqués dans les 6 mois suivant la fin de l’action ou au plus tard, lors du dépôt de la demande de renouvellement de la subvention
Orthodoxie financière
Les comptes comprennent les pièces suivantes : comptes de résultat, bilan, annexe et compte d’emploi des ressources le cas échéant.conformément aux prescriptions du règlement comptable n° 99-01 adopté le 16 février 1999,
La partie non consommée des subventions est affectée au passif en fonds dédiés, sous le contrôle de l’assemblée générale. Elle est reprise dans le budget prévisionnel des nouvelles actions. Les placements financiers sont de qualité ; ils restent disponibles et visent exclusivement une valorisation de la trésorerie.
Transparence financière
Les comptes sont accessibles à tous les membres ; ils sont toujours appuyés sur un rapport que l’association établit à propos de sa situation financière. Ce rapport décrit précisément le modèle économique de l’association, notamment les activités lucratives, l’appel à la générosité du public et la place du bénévolat, les partenariats publics et privés. Il indique de quelles manières les ressources économiques de l’association ont été allouées au projet associatif et aux différents chantiers. L’association procède également à l’inventaire des risques opérationnels
Les comptes sont publiés au Journal officiel ou adressés annuellement à toutes les administrations avec lesquelles l’association a des relations financières, administratives, conformément au décret no 2009-540 du 14 mai 2009 ; dans le cas d’une publication au Journal officiel, l’association se bornera à donner la date de cette publication ;
Information et communication
Les documents fondamentaux (statuts et RI) et la liste des dirigeants sont tenus à jour, L’association respecte ses obligations déclaratives (cf. art. 5 de la loi du 1er juillet 1901 et art. 3 du décret du 16 août 1901) (transmission à la préfecture de la mise à jour des données concernant la composition des instances dirigeantes et des modifications de statuts si nécessaire) et de la loi de 1991 pour les associations faisant appel à la générosité publique au plan national (transmission à la préfecture du compte d’emploi des ressources).
L’administration partenaire est informée sans délai de toutes les modifications et reçoit les comptes dès qu’ils sont arrêtés, approuvées ou certifiés ainsi que le rapport d’activité.
L’association désigne clairement les personnes habilitées à la représenter et s’assure en toutes circonstances de la validité de leurs pouvoirs.
Publié initialement le : 15 avril 2010