Changement du bureau dans une association loi 1901 : formalités et précautions indispensables

Dans l’association loi 1901, le changement du bureau est l’une des expressions de la vie démocratique de l’institution et ces alternances -plus ou moins rapprochées- rythment la vie de l’organisme. Ce changement est sanctionné par une formalité simple et rapide en préfecture. Toutefois il s’agit quelques fois de moments difficiles à propos desquels nous avons souligné qu’ils pouvaient être source d’insécurité juridique pour l’association.

A partir de différents articles publiés sur le site, nous vous proposons une “marche à suivre” en cas de changement du bureau, pour limiter ces risques et dégager la responsabilité de toutes les personnes concernées.

Les formalités légales

Aux termes de l’article 5 de la loi de 1901, tout changement de dirigeant d’une association loi 1901 doit faire l’objet d’une déclaration en préfecture. Pour ce faire on utilise de préférence le formulaire CERFA 13971 (à télécharger ci-dessous), accompagné d’une copie du procès-verbal ou de la décision de nomination des nouveaux dirigeants.

(mais la déclaration peut également être effectuée sur papier libre, du moment qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires : noms, prénoms, nationalité, profession et domicile des nouveaux dirigeants, fonctions occupées).

Cette formalité auprès du greffe des associations doit être effectuée par la Poste (les services “associations” des préfectures ne sont plus trop équipées pour recevoir le public) de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les 3 mois à compter de l’événement ayant entériné le changement du bureau. La formalité peut également être effectuée en ligne, sous réserve que l’association dispose d’un compte ouvert sur ServicePublic.fr

Une fois obtenu le récépissé de la préfecture, le changement de dirigeants devra être consigné dans le registre spécial éventuellement détenu par l’association. (edit : ce registre n’est plus obligatoire depuis juillet 2015). La mention manuscrite dans le registre pourra désigner par leurs noms et prénoms les nouveaux dirigeants et indiquer leurs fonctions. Elle sera complétée avec la date du récépissé de la préfecture.

Pourquoi ces formalités sont-elles utiles

La formalité en préfecture “légalise” le changement de dirigeants, le rendant “opposable au tiers”. Tant qu’elle n’a pas été effectuée, les pouvoirs des nouveaux dirigeants ne sont pas effectifs vis-à-vis de toute personne extérieure à l’association (banquier, fournisseur, dispensateur de subvention). Par ailleurs, les anciens dirigeants ne sont pas non plus dégagés de leur responsabilité puisqu’aux yeux de la loi, ce sont toujours eux qui sont en charge de la structure.

Qui doit les effectuer

Une décision de la Cour D’appel de Paris a précisé que la formalité incombait aux nouveaux dirigeants. Cependant, il n’est pas interdit à l’équipe sortante de faire diligence, notamment en cas de négligence des nouveaux élus, comme nous l’expliquons ici.

Les formalités bancaires

En principe, il n’est pas nécessaire d’attendre la formalité en préfecture pour rendre une visite au banquier de l’association et faire modifier les procurations qui permettent aux dirigeants d’utiliser les moyens de paiement, le document interne de l’association (PV d’AG ou de CA) certifié conforme devant faire foi. Cependant, les banques sont prudentes et elles exigent souvent le récépissé de la déclaration en préfecture, récépissé dont la valeur probante est pourtant faible, car il ne désigne pas nominativement les nouveaux dirigeants mais stipule seulement qu’un changement dans la composition des organes a bien été déclaré.

Il faut être conscient que si le banquier se montre “tatillon” à cette occasion, c’est qu’il engage sa responsabilité et toutes les précautions qu’ils pourraient prendre pour s’assurer que le changement de bureau a bien eu lieu et que les nouveaux dirigeants sont bien habilités sont autant dans l’intérêt de la banque que dans celui de l’association. Les usurpations de pouvoirs ne sont pas si rares…

Idéalement, les dirigeants “sortants” accompagneront les nouveaux pour les présenter au banquier. Le banquier procèdera au retrait des pouvoirs bancaires de l’équipe sortante et mettra en place les nouvelles procurations.

Il faudra également renouveler les codes d’accès aux services de banques en ligne et modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés aux domiciles des anciens dirigeants.

Les obligations des anciens dirigeants

A compter de la cessation de leurs fonctions (en général le jour de l’assemblée procédant à la nomination du nouveau bureau), les anciens dirigeants doivent s’abstenir de toute ingérence dans les affaires de l’association et ne plus exercer aucune de leurs anciennes prérogatives. En ne se pliant pas à cette obligation stricte, ils engageraient leur responsabilité vis-à-vis de l’association.

L’ancienne équipe doit également restituer sans délai l’ensemble des documents associatifs dont elle est en possession. Cette obligation que nous détaillons dans cet article a déjà été sanctionnée par les tribunaux et l’on peut obtenir la condamnation des anciens dirigeants -éventuellement même sous astreinte- à restituer les documents de l’association. Si l’ancienne équipe s’avère négligente, on réagira sans tarder en envoyant un courrier de mise en demeure dont nous donnons un exemple ici.

Nous donnons dans un article la liste des documents à restituer et expliquons comment formaliser la restitution dans un procès-verbal (éventuellement un constat d’huissier) si la situation est tendue ou litigieuse.

Les précautions à prendre pour les nouveaux dirigeants

Nous avions détaillé ces précautions dans un article. Une fois modifiées les procurations bancaires et après avoir récupéré l’ensemble des documents de l’association, le nouveau bureau est en mesure d’exercer ses prérogatives d’administration et de représentation de l’association.

Toutefois, avant de se lancer, les nouveaux dirigeants prendront soin de lire attentivement les statuts et le règlement intérieur de l’association. Il faut se souvenir que les droits et les obligations des dirigeants associatifs ne sont pas définis par la loi mais par les statuts de l’association, qui peuvent contenir des dispositions spécifiques à propos des fonctions dirigeantes. La violation de ces dispositions entrainerait la responsabilité des personnes.

Si la situation financière de l’association est délicate au moment de la prise de fonction du nouveau bureau ou si l’on soupçonne des malversations de la part de l’ancienne équipe, il peut être utile de faire procéder à l’établissement des comptes à la date de la passation de pouvoirs, éventuellement un audit des comptes diligenté par un professionnel extérieur à l’association.

Publié initialement le : 29 avril 2013